Cómo realizar facturas electrónicas en tu eCommerce

La transformación digital ha cambiado radicalmente los procesos administrativos de muchos negocios. Las tiendas online en España no son una excepción y deben adaptarse a la normativa sobre facturación electrónica.

Impulsada por la Ley 18/2022, también conocida como Ley Crea y Crece, la obligación de crear facturas electrónicas supone importantes retos para los eCommerce. Es recomendable que revises si el software que utilizas actualmente para crear tus facturas se ajusta a la normativa que entrará en vigor en 2027.

Cómo afecta la facturación electrónica a un eCommerce

La operativa de las tiendas online se puede ver afectada en distintas situaciones debido a la obligación de la factura electrónica. Por ejemplo:

• Si tienes un eCommerce B2B (business to business o de empresa a empresa), tienes que evolucionar sí o sí hacia un sistema de facturación electrónica que cumpla con los requisitos de la Ley Crea y Crece.


• En el caso de que tengas un eCommerce B2C (business to customer o de empresa a cliente), si vendes únicamente a particulares, en principio estás exento de realizar facturas electrónicas. Sin embargo es conveniente que puedas disponer de un ERP en la nube conectado con tu negocio digital para simplificar los procesos, ya que basta que haya un sólo cliente profesional para tener que emitir obligatoriamente una factura electrónica.

Aunque muchas tiendas online B2B ya cuentan con sistemas digitales avanzados, la nueva normativa exige adaptar tanto las herramientas como los procedimientos administrativos internos. No todos los programas de facturación cumplen con los requisitos de la normativa y es imprescindible utilizar uno que lo haga para evitar problemas con Hacienda.

Por tanto, es imprescindible que implementes un software que permita emitir facturas electrónicas en tu comercio electrónico en el formato exigido por la ley. Ten en cuenta que dicho programa debe asegurar la conservación de estos documentos y garantizar su integridad y disponibilidad ante inspecciones de trabajo o de la Agencia Tributaria.

Como en los comercios digitales B2B muchas veces se generan facturas automáticas de cada pedido, es imprescindible apostar por la actualización tecnológica. Tu empresa debería llevar a cabo una revisión profunda de la forma en que se gestionan las operaciones internas, ya que si hasta ahora has trabajado con procesos tradicionales ya no podrás continuar de la misma forma.

¿Cómo adaptar tu tienda online B2B a la facturación electrónica?

Si tienes una tienda online B2B y quieres adaptarte cuanto antes a la facturación electrónica para cumplir la normativa, tienes que seguir estos pasos:

1. Evalúa tu software de facturación

El primer paso en la adaptación consiste en evaluar el sistema actual para determinar si el software de facturación permite emitir documentos en formato electrónico conforme a la Ley Crea y Crece y la normativa de facturación Verifactu. En caso de detectarse deficiencias, es necesario identificar las áreas que requieren mejoras o cambios y actualizar la herramienta o buscar una nueva.

2. Investiga alternativas ERP que cumplan la Ley Crea y Crece

La investigación de las soluciones disponibles en el mercado debe considerar aspectos fundamentales como el coste, las funcionalidades, la facilidad de integración con otros sistemas y la calidad del soporte técnico. En este sentido, el software de myGESTIÓN destaca por su integración completa y facilidad de uso, lo que lo convierte en una excelente opción para automatizar la emisión de facturas electrónicas.

3. Implementa una nueva solución de facturación

Una vez seleccionada la opción más adecuada, se procede a la implementación y configuración del nuevo sistema, asegurándose de cumplir con todos los requisitos legales y técnicos. Además, es necesario capacitar al personal para que se familiarice con el nuevo software y así minimizar los posibles errores y facilitar la transición.

4. Informa a tus clientes del nuevo formato de las facturas

Por último, es conveniente informar a los clientes profesionales sobre el cambio en el formato de emisión de facturas. Ten en cuenta que ahora las facturas tendrán un código QR y cumplirán con los requisitos del sistema Verifactu, lo que permitirá a tus clientes comprobar la información asociada a la factura y su estado.

Ventajas de la facturación electrónica

La adopción de la facturación electrónica conlleva numerosos beneficios. Estos son algunos de los más importantes:

• Optimización de la gestión administrativa: automatiza procesos, reduce el tiempo y los costes asociados a la emisión y almacenamiento de documentos en papel.


• Mayor precisión en los registros contables: lo mejor de tener un software online para crear tus facturas electrónicas integrado con tu eCommerce es que te facilitará la gestión de todos los procesos contables que podrán llevarse a cabo de manera automatizada.


• Aumento de la seguridad documental: contar con un software para crear y almacenar tus facturas de manera automática y cumplir con el sistema Verifactu te permite incorporar mecanismos de autenticación y verificación que dificultan la alteración o falsificación de documentos.


• Mejora en la organización y trazabilidad: va a ser mucho más fácil gestionar tu tienda online si creas únicamente facturas electrónicas automatizadas con el ERP. Este tipo de solución facilita el acceso rápido y ordenado a la información, lo que agiliza la respuesta ante inspecciones y auditorías.


• Estrategia paperless: utilizar un software conectado a Internet, además de ayudarte a cumplir la normativa, permite que puedas almacenar tus facturas en una aplicación, por lo que no tendrás necesidad de imprimirlas o enviarlas a los clientes en papel.

Adapta tu eCommerce a la normativa de facturación electrónica

No cumplir con la normativa de facturación electrónica puede acarrear serias repercusiones, incluidas las tiendas online.

Las sanciones económicas, que pueden alcanzar hasta 10.000 euros, son solo una parte del problema. La falta de adaptación puede provocar retrasos en el cobro de facturas y generar problemas operativos que afecten a la eficiencia del negocio. Además, la reputación de la empresa puede verse comprometida, lo que reducirá la confianza de los clientes y afectará negativamente a la competitividad del negocio.

Implantar la facturación electrónica en tu tienda online representa un avance importante para modernizar y optimizar los procesos administrativos de tu comercio electrónico. Actualizar el sistema de facturación viene a ser ya mucho más que una obligación legal. Se trata también de una oportunidad para mejorar la gestión interna, reducir errores y fortalecer la comunicación con los clientes.

Recuerda que además dispones del conector eCommerce de myGESTIÓN para Prestashop y para WooCommerce/Wordpress, una solución que simplifica la integración y automatización de estos procesos. Asegúrate así de que tu tienda online puede funcionar de manera eficiente y optimiza los procesos de gestión administrativa para mejorar tu competitividad.


Etiquetas: Facturaeley antifraudefactura electrónica obligatoria