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Cómo automatizar facturas en tu tienda online

La automatización de facturas en un eCommerce es un aspecto importante. Por una parte, te permite generar confianza en el cliente, ya que recibe una prueba documental de la compra que ha realizado. Por otra, debes cumplir con tus obligaciones de facturación como empresa o autónomo.

Pero hay que tener en cuenta que no basta con crear una factura y enviarla a tu cliente, sino que hay que considerar los procedimientos internos de la empresa para cumplir con los requisitos legales de facturación.

Dicho esto, en este post te vamos a mostrar qué puedes hacer para automatizar facturas en tu tienda online de manera inteligente, con la ayuda de nuestro módulo conector myGESTIÓN Prestashop.

¿Es posible automatizar la generación de facturas en tu tienda online?

Sí, la mayoría de plataformas de eCommerce, como Prestashop o WooCommerce, te permiten generar una factura en su sistema, e incluso enviarla al cliente de forma automatizada, utilizando para ello un correo electrónico automático.

También existen plugins y módulos que te permiten personalizar y configurar el proceso de una forma más o menos sencilla, y otros que pueden encerrar una cierta complejidad y conocimientos de programación.

Pero debes tener claro que lo realmente importante no es generar las facturas en tu sistema de gestión de la tienda online, ni tampoco el hecho de enviárselas al cliente por correo electrónico. El aspecto vital para tu comercio electrónico es que dichas facturas se puedan integrar en tu software de gestión empresarial de forma automática, sin que tengas que introducirlas manualmente.

¿Por qué necesitas un software de gestión para generar facturas en tu tienda online?

Hay varias razones por las que hoy día no es conveniente utilizar los sistemas, módulos y plugins tradicionales para generar y enviar facturas a los clientes.

1. Tus facturas deben tener una secuenciación

Algo que debes tener en cuenta es que en tus libros de facturas tiene que haber una secuenciación de facturas, sin saltos en la numeración. Si haces una factura que lleve como número de factura 0001-2025, la siguiente factura debería ser 0002-2025.

Cuando disponemos de una tienda online, la secuenciación y trazabilidad de facturas a veces puede complicarse, especialmente si realizas ventas a través de otros canales o plataformas. Por ejemplo, imagínate que en tu tienda online se generan las facturas con una secuencia, pero las ventas que realizas en tu tienda física llevan otra. Puede ser algo realmente complejo y confuso, que dé lugar a muchos errores.

Lo mejor es seguir una secuencia única para las facturas ordinarias, y que esté todo integrado en un solo software de gestión.

2. Tus facturas deben cumplir con Verifactu

Si tienes una tienda online y quieres cumplir con la legalidad, tu negocio debe adaptarse a Verifactu. Esto implica que no puedes seguir creando facturas en pdf o Excel de forma manual, sino que las facturas que generes tienen que estar en un formato especial para poder enviarse a la AEAT de manera automática en el registro de facturas.

Utilizar viejos métodos para generar facturas podría suponer que no estás cumpliendo con esta obligación de facturación, lo que podría dar lugar a que tu negocio sea objeto de sanciones.

3. Integración de todas las áreas de tu negocio

En una tienda online, al igual que en cualquier otro negocio, muchos procesos dependen unos de otros. La facturación está intrínsecamente ligada a la contabilidad. Hay que hacer asientos contables de las distintas operaciones registradas. Lo ideal es que todo este proceso se pueda llevar a cabo de manera automática y no manual.

Sin integración entre tienda online, facturación y contabilidad, el trabajo administrativo puede volverse enorme. Por eso es de gran importancia que utilices un ERP que te permita integrar todas las áreas del negocio y facilite las tareas de tu equipo.

4. Mayor escalabilidad

¿Qué vas a hacer si tu tienda online crece y recibes cientos de pedidos al día? Como tengas que hacer cualquier proceso manual vinculado a la facturación, el tiempo invertido puede ser excesivo. Y cuanto más tareas manuales hagas, mayor es el riesgo de que haya fallos en tus facturas, con lo delicado que esto resulta en caso de una inspección de Hacienda.

5. Evitar la dispersión de datos

Si necesitas realizar informes, auditorías o cualquier consulta en relación a tu facturación, lo más adecuado es que todos los datos sean accesibles desde una misma herramienta. Si la información está desperdigada entre la tienda online y el ERP, es mucho más fácil que se cometan errores que impidan tener una visión realista de lo que hay en tu negocio.

La centralización de datos en un ERP es clave para que tu eCommerce funcione. Te ahorra tiempo y te ayuda a gestionar los procesos de manera más simple.

Integra tu tienda online con myGESTION y automatiza las facturas

Utiliza el módulo conector eCommerce de myGESTIÓN para Prestashop y WooCommerce y automatiza las facturas. Consigue que tus facturas se generen automáticamente en tu ERP y que se envíen al cliente una vez se haya realizado el pago, sin que tengas que introducir ningún dato de manera manual.

Esto te ayudará a ahorrar tiempo y evitar errores. Y además, dispones de módulo de contabilidad para que puedas calcular tus impuestos y libros contables a partir de la facturación de manera sencilla.

Si tienes una tienda online y no usas un ERP, date de alta en myGESTIÓN. Y si tienes un programa de facturación, pero no conecta con tu tienda online, evita gastar dinero en desarrollos a medida. Migra tus datos a myGESTIÓN y empieza a gestionar tu eCommerce del modo más cómodo y automatizado.

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