Factura electrónica obligatoria: cuándo entra en vigor
Ricardo escribió este artículo el 26/12/2023, en las categorias: Facturación online, Autónomos, PYMES
La Ley Crea y Crece, publicada en el BOE en octubre de 2022, contempla diferentes medidas para la sostenibilidad y crecimiento de empresas en España. Entre ellas, la obligatoriedad del uso de la factura electrónica para todas las empresas, independientemente de su tamaño o volumen de facturación. Aquí tienes toda la información sobre plazos y otras especificaciones sobre la facturación electrónica obligatoria.
¿En qué consiste la factura electrónica o facturaE?
¿Qué es exactamente una factura electrónica? Según su definición en el Reglamento de Facturación 1619/2021: ''aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico''.
La factura electrónica es un documento emitido desde un soporte informático que cumpla con todos los exigencias técnicas. Estas exigencias se recogen en el Reglamento que desarrolla los requisitos de los programas informáticos de facturación, que son los siguientes:
- Número de identificación fiscal, nombre y apellidos o razón social completa
- Número y serie de la factura
- Fecha de expedición de factura y fecha en que se llevan a cabo las operaciones comerciales recogidas en ella
- Tipo de factura expedida (simplificada o completa)
- Descripción de las operaciones e importe total de la factura
- Régimen o regímenes aplicados del IVA o de otras operaciones con trascendencia tributaria
Además, el Reglamento también recoge dos elementos técnicos de seguridad imprescindibles que garanticen que no se alteren los registros de facturación una vez emitidos:
- Firma electrónica: de los registros de alta de facturación que no será necesario en el supuesto envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria.
- 'Hash' encadenado: cada factura tiene un código o huella única que la vincula con algunos elementos de las facturas anteriores.
Cuidado, no hay que confundirla con la factura digital. Esta última no es más que aquella emitida en un formato como Word, Excel o PDF que no tiene por qué ir firmada digitalmente o recibida en formato electrónico. Por ejemplo, una factura que se genera con Word pero luego se imprime en papel. Esta no deja de ser una factura tradicional pero emitida en formato digital. En 2025, estará prohibido la utilización de este tipo de programas debido a su incompatibilidad con la normativa antifraude.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica?
El 29 de septiembre de 2022 se publica en el BOE la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas. Esta normativa contempla que el artículo 12 -concerniente a la facturación electrónica-, tendrá efectos a partir del desarrollo reglamentario. Tal reglamento, como se indica al comienzo de este artículo, aún no ha sido publicado de manera oficial.
Una vez tramitada la ordenanza con los requisitos técnicos de las facturas electrónicas, hay dos plazos diferentes, en función del volumen de facturación de la compañía:
- Facturación superior a 8 millones de euros anuales: este grupo tiene un año desde la publicación del reglamento. Se prevé que a comienzos de 2025 estas empresas estén obligadas a facturar electrónicamente.
- Facturación inferior a 8 millones de euros anuales: para el resto de los 'mortales', la ley surtirá efecto a los dos años desde la publicación del reglamento.
En octubre de 2023, el Ministerio de Economía anunció un aplazamiento de un año más para los autónomos desde la publicación del reglamento. Las empresas y profesionales con volumen de facturación anual inferior a los 8 millones contarán con 3 años en total para implantar la factura electrónica. En resumen, para las compañías que facturen más de 8 millones, será a principios de 2025; y para las que facturen menos de esa cifra, para principios del 2027.
La Ley Crea y Crece aborda diferentes cuestiones para mejorar la calidad del tejido empresarial español y a priori presenta varias ventajas. La normativa está enmarcada dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia impulsada por el Gobierno y financiado por los fondos europeos Next Generation EU.
¿Quiénes son los obligados a emitir la factura electrónica?
Desde 2015, es obligatorio que todas las empresas que establezcan relaciones comerciales superiores a 5.000 euros con las administraciones públicas tienen que remitir sus facturas a FACe -Punto general de entrada de facturas electrónicas- firmadas electrónicamente.
Para 2025 y 2027, tal y como se ha aclarado en el anterior apartado, la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas españolas independientemente de su volumen de facturación. Para aquellos que no lo cumplan se exponen a multas de hasta 10.000 euros. Además, la empresa no podrá optar a ayudas, subvenciones o presentarse a concursos o licitaciones públicas.
En cuanto a enviar y recibir facturas electrónicas a un particular o cliente final, la ley no menciona que sea un imperativo. Una factura electrónica sólo es legible por un sistema informático, por lo tanto, no todos los particulares tienen al alcance esta posibilidad. Se entiende que, a corto plazo, se pondrá a disposición de las personas físicas una herramienta pública y gratuita que sea capaz de reconocer este tipo de formato. La otra opción es que la ley permanezca tal y como está hasta ahora, por lo que no sería obligatorio para las empresas remitir una factura electrónica a un particular.
Emite tus facturas electrónicas desde myGESTIÓN
Con la entrada en vigor de la ley de factura electrónica es necesario un sistema de facturación o software de gestión online que te permita expedir y enviar facturas acorde al nuevo reglamento. Cuando emitas una factura electrónica desde myGESTIÓN, puedes firmarla rápidamente con el certificado digital de tu empresa que garantiza la validez, autenticidad y origen del documento.
Una vez expedida la facturaE, puedes enviarla por correo a tus clientes o colgarla en su Extranet para que puedan acceder a ella en cualquier momento. Si trabajas con las administraciones públicas o alguna empresa que pertenezca al sector público, puedes descargar tú mismo el archivo y subirlo a la plataforma FACE.
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Medidas contra la morosidad en las empresas
La implantación obligatoria de la factura electrónica pretende atajar el fraude fiscal, reducir la economía sumergida y, una de las mayores lacras de pymes y autónomos, la lucha contra la morosidad. Al controlar informáticamente los plazos de pago, las medidas serán muy efectivas para este último punto, el de la morosidad, que es una de las mayores lacras que afrontan a diario miles de pymes y autónomos en España.
Con el uso obligatorio de la facturaE se prentende atajar esta morosidad que afecta especialmente al sector B2B o business to business. Una de las medidas 'estrella' es el impedimento en el acceso a subvenciones y ayudas públicas para pymes y autónomos que tengan algún tipo de deuda con sus proveedores o la administración pública. El límite para el pago de las facturas se fija en 30 días naturales, excepto en los casos en que ambas partes acuerden el plazo de 60 días.
Para las ayudas y subvenciones estatales o autonómicas superiores a 30.000 euros, las pymes tienen que acreditar que no tienen ninguna deuda pendiente de pago a través de la presentación de la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.
Las grandes empresas, en cambio, deben presentar una certificación emitida por un auditor inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas. Esta medida también afecta a personas físicas o particulares que quieran optar a algún tipo de subvención pública.
Facturae y la Ley Antifraude
La Ley Antifraude contempla que todos los software estén homologados y certificados por la Agencia Tributaria como medida para luchar contra el fraude fiscal.
Esta certificación plantea a los desarrolladores y proveedores de software a contar con un programa que permita la emisión de facturas verificables. Es decir, que el programa utilizado para expedir facturas cumpla con todos los requisitos del nuevo Reglamento Verifactu. Cuanto antes comiences a utilizar un software con facturación electrónica, antes cumplirás con las demandas que plantea esta ley.
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