El control del tiempo de trabajo es uno de los retos en toda empresa de servicios técnicos y mantenimiento. Hay que tener en cuenta los desplazamientos, el tiempo que dura las reparaciones y el trayecto desde donde se encuentra la persona hasta el siguiente destino.

En muchos casos, la gestión se lleva a cabo de forma manual por que la empresa no cuenta con un Software de Asistencia Técnica, que le permita coordinar a todo su equipo desde la oficina central.

Como consecuencia, la dilatación de los tiempos da lugar a que se produzcan retrasos y, en definitiva, unos mayores costes y mayores problemas a la hora de gestionar el equipo. Desde myGESTIÓN vamos a sugerirte algunas ideas para que puedas hacer un mejor control del tiempo trabajado en tu empresa.

¿Por qué es importante controlar el tiempo de trabajo en una empresa de mantenimiento?

Hay varias razones por las que tendrías que tomarte muy en serio el control del tiempo en el trabajo, en lugar de simplemente trabajar de forma reactiva.

Generalmente, la idea que se tiene es que como cada trabajo es muy manual, el tiempo es difícil de controlar y más vale hacer bien la tarea que establecer unos límites demasiado estrictos. Si bien eso es cierto y el cliente debe ser la prioridad, eso no significa que la medición del tiempo de trabajo es esencial para mejorar la eficiencia.

Existen distintos motivos por los que deberías hacerlo.

1. Medir la productividad

Es de gran importancia que puedas evaluar la productividad de tu equipo, de manera que puedas detectar las posibles ineficiencias que puedan estar dando lugar a un desaprovechamiento de los recursos.

Piensa que cada desplazamiento y cada hora de trabajo es un coste para tu empresa, por lo que la falta de control al final tiene como consecuencia una menor rentabilidad. Da igual que consigas muchos clientes si luego resulta que para cada operación inviertes mucho tiempo en tareas innecesarios o desplazamientos que podrían acortarse con una mejor coordinación.

2. Cumplir con la Ley del registro horario

Es una cuestión legal. Las personas de tu empresa tienen que fichar a la entrada y salida del trabajo, así como las pausas y descansos. Como mínimo, tus empleados tendrían que cumplir con la Ley del Registro Horario Digital, aunque esto no es suficiente para medir la productividad y la relación entre el tiempo trabajado y los costes que supone para tu empresa cada desplazamiento y asistencia al lugar de la reparación o mantenimiento.

3. Lograr una buena coordinación entre todos los técnicos

Las empresas de servicio técnico que efectúan reparaciones normalmente trabajan con equipos en movimiento. Saber dónde está cada uno en cada momento es determinante para controlar el tiempo de trabajo, ya que si se invierte más de la cuenta en desplazarse hacia un lugar de destino, cuando había otro técnico más cerca, ofreces un peor servicio al cliente y hay un mayor retraso.

¿Qué problemas provoca no registrar correctamente las horas de trabajo de los técnicos?

Vayamos ahora a las principales dificultades que puede que esté sufriendo ahora mismo tu negocio por la falta de control del tiempo de trabajo.

Por una parte, si no mides bien el tiempo, es altamente probable que estés incumpliendo la Ley del Registro Horario y haya técnicos trabajando horas extra sin cobrar. Es un riesgo legal que estás asumiendo, y en caso de inspección, puede conllevar sanciones; además siempre existe la posibilidad de que un trabajador insatisfecho reclame las horas extra no cobradas.

También existe el problema de que se estén produciendo retrasos por causas controlables, pero que están suponiendo un coste para tu empresa.

Por ejemplo, que tus empleados inviertan demasiado tiempo entre una reparación y otra debido a que no han elegido la ruta más rápida, por lo que pasan más tiempo en carretera; o como no sabes dónde está cada empleado en cada momento, acabas enviando a uno que estaba más lejos para un servicio de reparación de urgencia en lugar del que tenías más cerca, con el riesgo de que el cliente se impaciente y quede insatisfecho.

Y a todo esto hay que añadirle los costes que supone para tu empresa los tiempos muertos y la falta de control, que aumenta el riesgo de fraude; además de controlar el tiempo, lo lógico es trabajar con partes de trabajo.

¿Cómo te ayuda un software SAT a controlar el tiempo de trabajo de tus técnicos?

El software SAT de myGESTIÓN te permite coordinar a todo tu equipo mediante geolocalización, así como medir la productividad y gestionar los partes de trabajo para asegurarte de que se aprovecha el tiempo y se toma la mejor ruta.

Es la herramienta de trabajo esencial para que la oficina central pueda hacer un seguimiento eficaz de todas las reparaciones y mantenimientos en curso, pero midiendo bien el tiempo de trabajo para optimizar los costes.

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