La factura electrónica B2B va a marcar un antes y un después en la forma en que empresas y autónomos se relacionan entre sí. Ya no se trata solo de digitalizar el envío de facturas, sino de adaptarse a un nuevo sistema que busca aportar más control, trazabilidad y transparencia en operaciones entre profesionales, especialmente en todo lo relacionado con la aceptación, el rechazo y el pago de cada factura.
En este post te explicamos qué es exactamente la factura electrónica B2B, qué dice la normativa y cómo prepararte para su uso obligatorio en 2027.
¿Qué es una factura electrónica B2B?
La factura electrónica B2B es la factura emitida, enviada y recibida en formato digital y estructurado en operaciones realizadas entre empresas y profesionales. Es decir, se aplica a las relaciones comerciales entre negocios, no a las ventas dirigidas a consumidores finales. Su objetivo no es únicamente sustituir el papel por un archivo electrónico, sino permitir que la información de la factura pueda generarse, intercambiarse y tratarse de forma estructurada dentro de un sistema digital.
En España, el impulso definitivo a este modelo llegó con la Ley Crea y Crece, aprobada como Ley 18/2022, de 28 de septiembre. Esta norma modificó la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, para establecer que empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales entre sí. Por tanto, la obligación de la factura electrónica B2B no nace realmente con el real decreto reciente, sino con esa ley, que sentó la base jurídica del cambio.
A partir de ahí, el Real Decreto 238/2026, publicado el pasado 25 de marzo de 2026, desarrolla cómo debe funcionar este sistema en la práctica. Es decir, concreta los requisitos técnicos y de información del sistema español de factura electrónica entre empresarios y profesionales, regula los estados de la factura y fija las obligaciones relacionadas con el intercambio de información sobre su evolución, incluyendo aspectos ligados al pago.
Por eso, cuando hablamos de factura electrónica B2B, no nos referimos simplemente a enviar una factura en PDF (factura digital) por correo electrónico. Hablamos de un nuevo modelo de relación administrativa entre empresas y autónomos, más automatizado, más transparente y orientado a reducir la carga administrativa. Además de otro de los objetivos destacados: reducir la morosidad comercial entre empresas, una de las lacras que más lastran el crecimiento de los negocios, que se ven afectados por la falta de liquidez.
¿Qué cambios implica la nueva normativa de facturación electrónica B2B?
La nueva regulación de la factura electrónica entre empresas no se limita a exigir que las facturas se envíen en formato digital. Uno de los aspectos más importantes es que el modelo se apoya en un entorno interoperable. Esto significa que las distintas soluciones utilizadas por empresas, autónomos y proveedores tecnológicos deben poder entenderse entre sí, evitando que cada operador funcione con un sistema aislado o incompatible con el resto.
El Real Decreto sostiene que esta comunicación e interoperabilidad se realizará a través de una plataforma pública (pendiente de desarrollo). Existirá una combinación entre el uso de plataformas privadas con una solución pública. En la práctica, esto supone que las empresas podrán operar mediante herramientas privadas adaptadas a la normativa, como myGESTIÓN, pero dentro de un marco común que garantice la comunicación correcta de la información y la trazabilidad del proceso.
La norma también da un papel central al seguimiento del estado de la factura. Es decir, no solo importa que la factura se emita y se reciba, sino también que pueda conocerse qué ocurre después con ella dentro de la relación comercial. De este modo, el sistema está pensado para aportar más visibilidad sobre la aceptación, el rechazo o el pago, para reforzar el control de las operaciones entre empresas.
En definitiva, la nueva normativa transforma la factura electrónica entre empresas en un procedimiento más controlado y más conectado con la realidad de cada operación comercial. Ya no bastará con enviar una factura por correo en cualquier formato, sino que será necesario trabajar con sistemas preparados para cumplir las exigencias de intercambio, seguimiento e interoperabilidad.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria entre empresas?
La factura electrónica B2B todavía no tiene una fecha cerrada de obligación efectiva para todas las empresas porque aún falta la publicación de la Orden Ministerial que completará el desarrollo técnico de la solución pública de facturación electrónica. Hasta que esa orden entre en vigor, no empieza a contar el calendario definitivo. Está previsto que esta OM se publique antes del 1 de julio de 2026. Si se cumplen los plazos, estas serían las fechas de entrada en vigor de la factura electrónica B2B:
- Empresas y profesionales que facturen más de 8 millones de euros al año: deberán adaptarse en el plazo de 12 meses (julio de 2027).
- Resto de empresas, pymes y autónomos: deberán adaptarse en el plazo de 24 meses (julio de 2028).
Cómo adaptarse a la factura electrónica B2B en tu negocio
Adaptarse a la factura electrónica B2B será mucho más sencillo para las empresas que ya trabajen con un software de gestión preparado para digitalizar su proceso de facturación. Aunque muchas compañías ya envían facturas digitales por correo electrónico, la nueva normativa va un paso más allá y exige operar dentro de un entorno más estructurado, interoperable y preparado para el seguimiento de cada factura.
En este contexto, contar con una solución que ya permita expedir facturas electrónicas supone una ventaja importante. En myGESTIÓN, hace tiempo que ya puedes emitir tus facturas en formato electrónico FacturaE, que es el estándar para las relaciones comerciales con las Administraciones Públicas. Esto te permite adaptarte con antelación y formar a todos los trabajadores en esta materia antes de que entre en vigor.
Disponer de un software con esta capacidad ayuda no solo a emitir facturas en un formato electrónico reconocido, sino también a centralizar la información comercial y administrativa en un mismo entorno. Esto facilita la gestión de clientes, importes, impuestos, vencimientos y documentos, algo especialmente útil en un escenario en el que la factura electrónica entre empresas exigirá mayor control y trazabilidad.
Aquí tienes un ejemplo de cómo emitir y firmar electrónicamente una factura de ventas desde myGESTIÓN:
Estados de la factura: ¿qué se debe informar?
Uno de los cambios más interesantes de la nueva factura electrónica es que puede compartir información en tiempo real. No basta con sólo emitir la factura, sino informar en todo momento qué ocurre con ella en lo que al pago o cobro se refiere. La normativa 238/2026 obliga a comunicar al destinatario si la factura ha sido aceptada o rechazada y también cuándo y en qué fecha se produce el pago efectivo completo.
Extrapolado al día a día de tu negocio, imagina que una empresa te envía una factura el día 10 de este mes. No solamente recibes esa factura, sino que también debes dejar constancia de si la aceptas, la rechazas y, en el caso de aceptarla, cuándo la pagas.
Además de esta comunicación obligatoria, de forma opcional puedes también informar de una aceptación o rechazo parcial, un pago también parcial (indicando importe y fecha) o trasladar la responsabilidad del pago a un tercero (por ejemplo, en el caso de una empresa subcontratada). Algunos ejemplos podrían ser:
- Una factura que se valida parcialmente porque hay una discrepancia en alguna línea o concepto
- Para abonos y pagos fraccionados por el cliente
- Entidades financieras dentro de operaciones de confirming
Vamos con un ejemplo más práctico: una empresa recibe un pago de 4.000 euros pero detecta que 500 € corresponden a un servicio no prestado correctamente. En este caso, puede producirse una aceptación parcial o incluso un rechazo parcial.
Plazos de comunicación de los estados de las facturas electrónicas
La información sobre cada estado debe remitirse en un máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde el momento en que se produce ese estado. Es decir, no vale con actualizar la situación “cuando haya tiempo” o al cierre de mes. Si la factura se acepta hoy, ese cambio debería comunicarse dentro de ese margen; y si se paga, también habrá que informar del pago efectivo completo dentro de ese mismo plazo.
Además, la norma distingue entre informar estados dentro de plataformas privadas y comunicar determinados datos a la solución pública de facturación electrónica. En este punto, hay una obligación especialmente relevante: comunicar a la solución pública el pago efectivo completo o el rechazo de la factura, con independencia de que la empresa haya trabajado con una plataforma privada o con la propia solución pública. Incluso se prevé que el destinatario pueda autorizar a su plataforma privada para realizar esa comunicación en su nombre.
