Crear un presupuesto es una cuestión importante ya que de ello depende a veces conseguir o no un cliente. Debes cuidar tanto el precio como la explicación de los servicios incluidos de manera clara y precisa, así como también mostrar una presentación profesional que genere confianza.
Si bien una cosa es decirlo, otra distinta es saber hacerlo. Muchos utilizan Excel para hacer presupuestos. Sin embargo, cuando tienes que hacer cientos de documentos al mes, te das cuenta de que no resulta un proceso nada sencillo si no utilizas un software que lo automatice.
Si te preguntas cómo se hace un presupuesto, en este post te daremos algunas pautas para que sepas cómo crearlo fácilmente.
Nuestra recomendación es que pierdas el mínimo tiempo posible en diseños a medida. Lo más importante es que puedas automatizar la creación de presupuestos en un ERP, que en realidad es el mejor software para hacer facturas y presupuestos, donde puedas personalizar tus plantillas y visualizar todos los documentos que has hecho rápidamente.
¿Qué es un presupuesto?
El presupuesto es un documento en el que se explica al cliente el precio y características de un producto o servicio. Como todos sabemos, es previo a la realización del trabajo. Y el cliente debe aprobarlo antes de que la empresa o profesional empiece a hacer cualquier actividad.
¿Por qué es importante saber cómo elaborar un presupuesto?
Hacer bien los presupuestos tiene una gran importancia porque influye de manera significativa en tu facturación. En él deben aparecer los datos desglosados y detallados, dejando claro cuál es el precio final. Debes cuidar tanto la estética como el contenido.
Hay empresas que primero calculan el precio y más tarde empiezan a preguntarse cómo redactar un presupuesto a medida, ya que están preocupadas por la presentación y por generar confianza en el receptor.
Nuestro consejo es que tu presupuesto sea claro, visual y fácil de entender, ya que no necesariamente un documento excesivamente elaborado va a ganar mayor aceptación. La confianza se genera transmitiendo la información de forma sencilla, de manera que se puedan resolver las dudas y objeciones y todo quede claro en el mismo documento.
¿Cómo hacer un presupuesto en Excel? Guía paso a paso
Elaborar presupuestos con Microsoft Excel puede ser fácil y rápido. Sólo tienes que utilizar el paquete de Office (si lo tienes), o bien utilizar algún programa de hojas de cálculo alternativo en la nube, como Google Sheets.
Si vas a crear un presupuesto en Excel desde cero y quieres hacer tú el diseño, sólo tienes que seguir estas pautas:
- Ponle un título a tu presupuesto.
- Describe el tipo de servicio al que va destinado.
- Incluye información específica sobre los servicios que se van a prestar: concepto, precio desglosado (base imponible), IVA y el total.
- En el caso de que seas autónomo y hagas facturas a otras empresas que tengan que llevar retención del IRPF, debes poner otro apartado.
- Incluye información de pago y corporativa de contacto: número de cuenta bancaria, nombre, banco, dirección, CIF, etc.
No obstante, es verdad que Microsoft Excel incluye plantillas gratuitas para crear presupuestos. Esto puede servirte puntualmente si no haces muchos documentos de este tipo, pero en un negocio en el que te están pidiendo continuamente hacer presupuestos, lo más recomendable es hacerlo con un software de presupuestos, preferiblemente un sistema integrado en tu programa de facturación para autónomos como myGESTIÓN.
Ejemplo práctico: ¿cómo hacer un presupuesto de pintura?
Sabemos que elaborar un presupuesto no es simplemente un trabajo de oficina, sino que implica valorar un servicio y ponerle precio según el tiempo, materiales y mano de obra que vaya a suponer. Para que lo veas más claro, veámoslo con un ejemplo de presupuesto a medida.
Supongamos que tienes una empresa de reformas y construcción y te preguntas cómo elaborar un presupuesto de pintura para una casa. En estos casos, el procedimiento suele ser el siguiente:
En el caso de una empresa dedicada a las reformas interiores, elaborar un presupuesto sería desplazarse al lugar, verificar las dimensiones de las superficies que se van a pintar y el tipo de pintura que se desea utilizar.
Según tu experiencia y costes, deberás contabilizar los gastos que te va suponer en conjunto el desplazamiento, la compra de los materiales, la mano de obra y los impuestos y, en función de eso, añadirle un margen de beneficio que quieras obtener.
Naturalmente, no todos los presupuestos tienen el mismo grado de complejidad y es muy importante evaluar bien los costes. Un presupuesto para licencia de obra incluirá también las tasas e impuestos correspondientes. Nuestro consejo es que si tienes una empresa en este sector utilices un ERP para obras, reformas y construcción.
Consejos para hacer presupuestos correctamente
Vamos a mostrarte algunos consejos sobre cómo elaborar presupuestos y conseguir mejores resultados a la hora de presentárselos a tus clientes:
1. Genera confianza
Un presupuesto bien elaborado debe generar confianza en el cliente. Debe dar la impresión de que hay detrás buenos profesionales, en el que la oferta está claramente detallada y se ofrece un servicio o producto cerrado.
Para que un presupuesto genere confianza es de gran valor el diseño. Éste ha de incluir los colores corporativos y el logo de la marca, aparte de corresponderse con la imagen de seriedad y profesionalidad que hayas dado en la interacción con el cliente, vía e-mail o teléfonica.
Existen plantillas por Internet para elaborar presupuestos, pero te recomendamos que elabores tus presupuestos a partir de un programa de gestión online, ya que podrás personalizarlos, llevar un registro y aprobarlos.
2. Medita bien el precio
Hay empresas que negocian los presupuestos con el cliente y otras que tienen un precio fijo y cerrado. Lo más conveniente para la empresa siempre suele ser tener un precio cerrado, sobre todo si llevas ya tiempo trabajando en el sector y sabes cuál es el tiempo, esfuerzo y valor que supone realizar ese tipo de trabajo, de acuerdo con lo que estás ofreciendo.
No obstante, también es cierto que hay autónomos y empresas que para abrirse un espacio en el mercado dicen negociar precios para conseguir sus primeros clientes y tener un flujo de efectivo que les permita crecer. En cualquier caso, siempre debería haber unos límites para que tu negocio sea rentable y no regalar tus servicios.
3. Detalla las características de tu trabajo
Otro punto importante en un presupuesto es detallar qué tipo de características incluye tu trabajo. Por ejemplo, supongamos que eres diseñador gráfico autónomo y te dedicas a diseñar logotipos para empresas.
En tu presupuesto, debería quedar detallado qué es lo que incluyes en el precio. Por ejemplo, formatos en los que ofrecerás el logo, si harás una o más versiones, número de revisiones después de la entrega, plazos de entrega, etc.
De esta forma, el cliente se hace una idea más clara de lo que adquiere al recibir el presupuesto. Incluir las características del servicio que ofrece también contribuye a generar confianza, ya que el cliente ve que tienes previstos diferentes aspectos que no deben quedar en el aire y que eres una empresa o un profesional bien organizado.
4. Crea un texto de acompañamiento o presentación
En ocasiones el presupuesto se enviará por e-mail al cliente. En otras, tendrás que acudir a la sede de la empresa y presentárselo directamente. En estos casos, más allá de llevar el presupuesto es importante que realices una presentación en la que justifiques lo que se va hacer. Depende, por supuesto, del tipo de servicio que vayas a prestar.
En el caso de que tengas que presentar el presupuesto en formato digital, tan importante es el propio presupuesto, como el texto o e-mail que acompaña al mismo, así como la rutina de seguimiento que vas a realizar. Cada empresa y cada profesional decide hacerlo de una manera distinta. Por ejemplo, preguntar en qué momento tienen pensada tomar la decisión o cuándo pueden volver a contactar con la persona responsable.
¿Qué pasa si te piden hacer muchos presupuestos?
Hacer presupuestos puede ser una tarea frustrante. Hay veces que puedes recibir decenas de solicitudes al día. Cuando hacemos demasiados presupuestos y no se obtiene respuesta, te das cuenta de que invertir mucho tiempo en hacer un documento personalizado no siempre es lo más conveniente y te puede restar mucho tiempo de tu trabajo.
Por eso te aconsejamos estandarizar lo máximo posible esta tarea. Tener una serie de servicios dados de alta en tu software de gestión y mantener siempre los mismos precios. De esta forma, elaborar una oferta sería una labor más bien rápida, eficaz y rutinaria.
Otra opción para los que reciban una enorme cantidad de solicitudes de presupuesto es empezar a informar sobre tarifas en la página web y limitar a hacer presupuestos a medida para casos excepcionales que no puedan encajar en un servicio estándar.
¿Cómo te ayuda un software de gestión de presupuestos?
Crear presupuestos es más fácil cuando usas un programa de gestión de presupuestos. Pero no es necesario que utilices un sistema diferente para cualquier herramienta, lo ideal que esta función esté integrada en tu ERP.
myGESTIÓN te permite elaborar presupuestos online en la misma plataforma, sin necesidad de utilizar Excel, y personalizando el diseño como quieras.
Además, podrás convertir tus presupuestos en facturas, de manera que el proceso sea mucho más rápido y sencillo. Como puedes acceder al software desde cualquier lugar, si tienes una empresa de servicios y quieres hacer presupuestos in situ, lo podrás hacer cómodamente desde tu tablet y enseñárselo al cliente, o enviárselo por correo electrónico.
Te invitamos a que pruebes nuestro programa de gestión online myGESTIÓN y empieces a elaborar presupuestos profesionales en la nube. Empieza a conseguir resultados desde ya con documentos atractivos, eficaces y fáciles de hacer.
