Migrar la información de una empresa a un nuevo ERP es un paso importante para mejorar la gestión de tu negocio. Clientes, proveedores, artículos, tarifas, imágenes, stock el diseño de los documentos comerciales forman parte de los datos que muchas empresas necesitan trasladar cuando empiezan a trabajar con un ERP en la nube.

Sin embargo, la importación de datos no consiste únicamente en subir un archivo Excel o CSV al programa. Para que el proceso sea correcto es fundamental revisar la calidad de la información, preparar bien los archivos y evitar errores que pueden generar duplicidades, datos incompletos o problemas en la gestión diaria.

¿Por qué es importante preparar los datos antes de importarlos a un ERP?

Antes de importar información a un ERP, conviene dedicar tiempo a revisar los datos de origen. Muchas empresas acumulan durante años hojas de cálculo, bases de datos antiguas o listados exportados desde otros programas con información duplicada, incompleta, desactualizada o innecesaria.

Si esos datos se importan sin revisar, el nuevo ERP puede empezar a trabajar con errores desde el primer día. Esto puede afectar a la facturación, la gestión de stock, las tarifas, la relación con los clientes y proveedores o la generación de informes.

Una buena preparación previa permite evitar duplicidades, reducir errores manuales, agilizar la puesta en marcha del ERP, mejorar la calidad de la información y mantener una base de datos más limpia y fiable.

1. Importar datos duplicados

Uno de los errores más frecuentes al traspasar datos al nuevo software es cargar registros duplicados. Puede ocurrir con clientes, proveedores, artículos o contactos que aparecen repetidos en diferentes archivos o con nombres ligeramente distintos.

Por ejemplo, una misma empresa puede estar registrada como «Transportes García S.L.», «Transportes García» o «García Transportes». Si no se revisa previamente, el ERP puede crear varios registros para el mismo cliente o proveedor.

Esto puede provocar problemas al consultar el historial comercial, emitir facturas, revisar cobros pendientes o analizar las ventas.

¿Cómo evitar datos duplicados?

Antes de importar los datos, revisa los archivos y unifica criterios. Es recomendable comprobar campos como NIF/CIF, razón social, correo electrónico, teléfono o referencia del artículo para detectar posibles duplicados.

También conviene eliminar registros antiguos que ya no se utilizan y conservar únicamente la información que realmente quieres trasladar al nuevo programa.

2. No respetar el formato de las columnas

Cada ERP necesita que los datos se importen con una estructura determinada y adaptada a sus campos. Si el archivo no respeta el orden, el nombre o el formato de las columnas, la importación puede fallar o cargar información en campos incorrectos.

Esto suele ocurrir cuando se modifican plantillas de importación sin revisar las instrucciones, se eliminan columnas necesarias o se mezclan datos en un mismo campo. Por ejemplo, incluir la dirección completa en una sola columna cuando el sistema necesita separar calle, código postal, provincia y país puede generar errores o datos incompletos.

¿Cómo evitar errores en las columnas?

Utiliza siempre la plantilla de importación facilitada por el ERP y revisa qué campos son obligatorios. Aunque algunas columnas parezcan poco importantes, pueden ser necesarias para que el sistema interprete correctamente los datos.

Antes de cargar el archivo definitivo es recomendable hacer una prueba con pocos registros para comprobar que la información se importa correctamente.

3. Usar formatos incorrectos en fechas, números o precios

Los formatos de fecha, importes y decimales pueden generar muchos errores durante una importación. No todos los sistemas interpretan igual una fecha como 05/06/2026, ya que puede entenderse como 5 de junio o como 6 de mayo según el formato configurado.

Lo mismo ocurre con precios o cantidades. Algunos archivos utilizan coma decimal, otros punto decimal, separadores de miles o símbolos de moneda. Si estos datos no están normalizados, el ERP puede interpretar mal los valores.

Este tipo de errores es habitual cuando se trabaja con hojas de cálculo o archivos CSV, especialmente si no se revisan correctamente los separadores , los decimales o el formato de las fechas antes de realizar la importación.

¿Cómo normalizar fechas e importes?

Antes de importar, revisa que todos los campos numéricos y de fecha sigan el mismo criterio. Evita incluir símbolos innecesarios como «€» dentro de las columnas de importes y comprueba que los decimales están configurados correctamente. También es recomendable revisar precios de venta, costes, descuentos , stock inicial y condiciones comerciales antes de hacer la carga definitiva.

4. Importar artículos sin una referencia clara

En la gestión de productos, la referencia o código del artículo es un dato clave. Si los artículos no tienen una referencia única, pueden producirse duplicidades, errores de stock o problemas al actualizar precios e información comercial.

Este error es especialmente habitual en empresas con catálogos amplios, desactualizados, varias familias de productos o artículos procedentes de diferentes proveedores.

5. No clasificar correctamente los productos

Importar artículos sin familia, categoría, marca o proveedor puede dificultar mucho la gestión posterior del catálogo. Aunque la importación se complete correctamente, una base de datos poco organizada obliga después a dedicar mucho tiempo a ordenar la información dentro del ERP.

Esto afecta especialmente a empresas que trabajan con muchos productos, tarifas diferentes, almacenes o tiendas online.

¿Cómo clasificar mejor el catálogo?

Antes de importar artículos, define una estructura clara para clasificar el catálogo. Puedes organizar la información por familias de producto, subfamilias, proveedores habituales, marcas, atributos (tallas, colores, etc.) o unidades de medida.

Una buena clasificación facilita la búsqueda de artículos, la actualización de precios, el control de stock y la generación de informes.

6. Cargar tarifas o precios desactualizados

Otro error habitual es importar precios de venta, costes o tarifas especiales que no están actualizados. Si la empresa trabaja con diferentes grupos de cliente, descuentos por familia o precios por proveedor, este punto es especialmente importante.

Una tarifa incorrecta puede provocar errores en presupuestos, pedidos, albaranes o facturas.

¿Cómo revisar precios y tarifas antes de importar?

Antes de importar tarifas, revisa que los precios estén vigentes y que correspondan al grupo de cliente, familia, proveedor o tarifa adecuada. También conviene comprobar si los importes incluyen o no IVA, si hay descuentos aplicados y si existen condiciones especiales para determinados clientes.

7. No revisar los datos fiscales de clientes y proveedores

Los datos fiscales son fundamentales para emitir facturas correctamente. Si se importan clientes o proveedores con NIF incorrecto, razón social incompleta, dirección mal escrita o país equivocado, pueden aparecer problemas al generar documentos comerciales o declaraciones fiscales. En el caso de los clientes, este aspecto cobra especial importancia en la actualidad con la obligatoriedad de enviar facturas a la Agencia Tributaria a través de Verifactu. Si los datos fiscales son erróneos o no cumplen con la estructura requerida, serán rechazadas por el sistema y tendrás que corregirlas.

8. Importar demasiada información necesaria

A veces, al cambiar de ERP las empresas quieren importar absolutamente todo: clientes antiguos, proveedores que ya no utilizan, artículos descatalogados, tarifas obsoletas o datos históricos que apenas se consultan. Esto puede hacer que el nuevo sistema nazca con información poco útil y más difícil de gestionar.

¿Qué información merece la pena importar?

Antes de importar, diferencia entre datos activos, datos históricos y datos que ya no son necesarios. No siempre compensa trasladar toda la información antigua al nuevo ERP. Conviene que gastes algo de tiempo en la revisión de estos datos superfluos y que importes lo estrictamente necesario y útil.

Una buena práctica es importar la información operativa necesaria para trabajar desde el primer día y conservar ciertos datos históricos en archivos de consulta (principalmente facturación de compras y ventas), si no es imprescindible tenerlos dentro del nuevo sistema.

9. No hacer una prueba antes de la importación definitiva

Importar todos los datos de golpe sin hacer una prueba previa puede generar muchos problemas. Si el archivo contiene errores, estos pueden multiplicarse por cientos o miles de registros. Después, corregir la información dentro del ERP puede llevar mucho más tiempo que haber revisado el archivo de importación antes.

¿Cómo hacer una importación de prueba?

Realiza primero una importación con pocos registros. Comprueba que los datos se cargan en los campos correctos, que los formatos son validos y que la información se muestra como esperabas. Una vez validado el proceso, puedes realizar la importación completa con más seguridad.

Consejos para importar datos correctamente a un ERP

En resumen, los nueve puntos anteriores se pueden traducir en estas ideas principales:

• Limpia y revisa los datos antes de importarlos
• Comprueba qué campos son obligatorios
• Normaliza formatos de fechas, precios e importes
• Elimina duplicados antes de la carga
• Clasifica correctamente clientes, proveedores y artículos
• Haz pruebas con pocos registros
• Guarda una copia del archivo original
• Revisa el resultado después de importar
• Solicita ayuda al soporte técnico si tienes dudas

Importar datos en myGESTIÓN

myGESTIÓN permite trabajar con diferentes opciones de importación y actualización de datos para facilitar la puesta en marcha del ERP y el mantenimiento de la información de la empresa. Desde el programa es posible importar o actualizar información relacionada con clientes, proveedores, artículos, imágenes, atributos, precios, tarifas, avisos u órdenes de trabajo, entre otros datos. Esto permite agilizar procesos, evitar tareas manuales repetitivas y mantener la base de datos organizada.

Además, contar con un ERP online como myGESTIÓN ayuda a centralizar la información de la empresa en una única herramienta, conectando áreas como facturación, compras, ventas, almacén, clientes, proveedores, tarifas e informes.

Si estás pensando en cambiar de programa de gestión o necesitas centralizar la información de tu empresa, puedes probar myGESTIÓN gratis durante 15 días y comprobar cómo trabajar con un ERP online puede ayudarte a importar, organizar y gestionar la información de tu negocio de forma más sencilla.