Cuellos de botella en la gestión de contabilidad

Los cuellos de botella son una etapa de un proceso que está operando de manera más lenta de lo que debería. Si nos referimos concretamente al área de contabilidad, vemos que en este caso las tareas no pueden fluir de manera habitual porque hay ineficiencias o trabajo acumulado que está impidiendo que tu Departamento Contable funcione correctamente.

Hay solución para los cuellos de botella, pero muchas veces estos no son un problema puntual, sino el síntoma de la falta de automatización de procesos en la gestión financiera y contable de la organización.

Desde myGESTIÓN queremos que tu empresa pueda evitar estas situaciones y corregir las etapas que están retrasando el correcto funcionamiento del área administrativa de tu negocio.

¿Qué implica la gestión de contabilidad de una empresa?

La gestión de la contabilidad de una empresa implica registrar todas las operaciones de manera correcta. Hay que hacer las facturas, generar los asientos contables, controlar toda la documentación, llevar los libros contables al día y hacer el cierre contable al finalizar el ejercicio.

También hay que asegurar que todos los datos que maneja la empresa presentan coherencia, tanto en las cuentas bancarias y plataformas de pago como en la facturación y la contabilidad. De lo contrario, hay que aplicar los ajustes contables pertinentes.

Además hay que cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa, como las autoliquidaciones del IVA, el Impuesto de Sociedades, el IRPF u otros tributos. También hay que cumplir con las obligaciones contables, como elaborar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Balance de Situación, el estado de flujos de efectivo, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria.

Cuellos de botella en la gestión contable de una empresa

Hay muchas situaciones que pueden dar lugar a que se produzcan retrasos en todos estos procesos.

1. Falta de automatización contable

Por ejemplo, si tu equipo tiene que dedicar todos los años una parte importante de su jornada a realizar la conciliación bancaria, son horas de trabajo que están perdiendo con respecto a otras tareas iguales de importantes. Es decir, se trata de una tarea manual, tediosa y en la que es muy fácil equivocarse, lo cual representa un coste para tu empresa.

Es mucho mejor evitar este problema a tu Departamento Contable, utilizando una herramienta de conciliación bancaria automática.

2. Falta de integración de procesos

Otro de los cuellos de botella que da lugar a retrasos y dilata las tareas de tu Departamento de Contabilidad es la falta de integración de procesos.

Si tienes que calcular manualmente todos los importes de las facturas para hacer las presentaciones de impuestos, tu equipo estará bloqueado una vez más con una tarea manual que lleva mucho tiempo y en la que es sencillo cometer fallos.

3. Introducción de datos manual

Trabajar con un software contable al margen de tu software de facturación puede dar lugar a problemas tan comunes como introducir erróneamente los datos.

Imagina que colocas mal el importe total, la base imponible o los impuestos, y vas arrastrando ese problema desde un Excel hasta el programa de contabilidad que usas habitualmente. Esta falta de integración entre facturación y contabilidad da lugar a que cada vez que introduces los datos corres el riesgo de que el resultado final no coincida con la realidad.

4. Falta de personal cualificado

Tu Departamento Contable podría no estar funcionando bien por la falta de personal cualificado. Es decir, personas que tengan un conocimiento avanzado de lo que significa la gestión contable en una empresa.

Aunque esto puede ser una realidad, a veces el problema puede ser la falta de formación en herramientas tecnológicas, ya que el desconocer el uso de herramientas de software de contabilidad online es lo que conduce a cometer un mayor número de errores.

Las herramientas de gestión están diseñadas para que los procesos sean más fáciles y no tengas que perder demasiado tiempo en funciones que en gran parte están automatizadas. En este sentido, a veces no hace falta más personal, sino optimizar los procesos contables para que se puedan hacer más rápido y reducir los errores.

5. Falta de comunicación con los departamentos

Tu área de contabilidad puede estar funcionando más lentamente de lo que debería cuando la comunicación con el resto de áreas de negocio no es correcta. Piensa que el departamento contable recibe datos desde RRHH, con información específica sobre nóminas, horas extraordinarias, reembolsos o notas de gastos, que se deben contemplar en la contabilidad.

Y al mismo tiempo hay que estar en contacto con el área de Compras, que gestiona la relación con los proveedores y debe proporcionarnos las facturas de gastos deducibles; o también estar en contacto con el área de ventas, cuya función es clave para que se generen las facturas de ingreso correspondientes.

¿Cómo asegurar la comunicación eficaz entre todas estas áreas? Si se trabaja con un solo software, el área contable puede tener visibilidad en tiempo real de todos los documentos introducidos en el ERP, así como permanecer en contacto con los distintos departamentos para supervisar los procesos y resolver cualquier duda con respecto al área financiera y contable.

Utilizar un software de gestión de contabilidad es clave para que tu empresa pueda funcionar de manera óptima y poner fin a todos los procesos manuales que están retrasando la actividad de tu negocio. Descubre la solución de myGESTIÓN para llevar tu gestión contable de una manera diferente. Date de alta aquí.


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