¿Qué son los ajustes de inventario y cómo hacerlos?

La gestión de inventario es un proceso complejo que no está exento de errores. Los errores requieren ajustes de inventario. Todas las empresas tienen que llevar a cabo un conteo físico de sus existencias para conocer la realidad de su almacén y reflejar los datos correctamente en su software de gestión.

Como resultado de ese conteo, pueden detectarse diferentes situaciones: que haya productos de más, productos de menos o que sus valores no estén correctamente reflejados. Esto implica hacer ajustes de inventario, como te vamos a explicar en este post.

¿Qué son los ajustes de inventario?

En todo almacén se pueden producir pérdidas, roturas, robos de artículos o errores al fijar la cantidad de artículos recibidos. Esto da lugar a que se produzca un desajuste entre lo que refleja tu software de gestión inventario y la realidad de tu almacén. Para solucionar esta situación se deben usar ajustes de inventario, que consisten en la modificación del valor o cantidad del stock reflejado en tu software.

El conteo preciso de inventario afecta al valor que luego vas a incluir en tu balance de situación. Si hay errores en tu inventario, los activos no reflejarán de forma precisa tus existencias actuales. Esto puede dar lugar, si la desviación es importante, a que tus resultados financieros no estén reflejando la situación real de tu empresa.

El paso previo a realizar ajustes de inventario es, efectivamente, hacer un conteo o inventario físico de almacén.

¿Cuáles son las razones por las que se requiere un ajuste de inventario?

Cuantas más unidades hay en un almacén, más complejo es de gestionar. Y también es más difícil asegurar una congruencia absoluta entre tus datos de inventario y los productos que realmente tienes.

Hay varios motivos por los que se producen estos desajustes:

• Pérdida de productos: un producto o lote puede perderse en el almacén, quizá porque está mal ubicado o porque se ha perdido durante el transporte. Por ejemplo, si el camión perdió parte de la carga.


• Robos: los robos pueden haber tenido lugar fuera o dentro del almacén y dejar como consecuencia, además de una pérdida de valor, que tus números no reflejen el inventario de manera correcta.


• Roturas: las roturas de productos se pueden producir durante el proceso de manipulación tras la recepción o en el picking antes de enviarlos al cliente. Un producto estropeado es una pérdida porque no se puede entregar. En algunos casos, se puede reparar o reutilizar en el proceso de producción.


• Desperdicios: aunque viene a ser otra forma de ''rotura'', en el sector alimentario hablamos de desperdicios cuando nos referimos a alimentos que tienen que desecharse porque ya no son aptos para el consumo, debido a que ha pasado la fecha de caducidad o se han deteriorado por un mal almacenamiento o cualquier otra razón.


• Productos defectuosos: pueden enviarte productos defectuosos de fábrica y que no se haya detectado a tiempo. Estos productos no se pueden vender y, por tanto, deben darse de baja del inventario para devolverlos al proveedor o para considerarlos una pérdida si no se puede probar que llegaran defectuosos de fábrica.


• Errores: te han enviado un albarán que no refleja los datos correctamente y por un error humano se ha introducido tal cual. Te han llegado más productos o menos de los que habías pedido, pero has introducido en tu software lo que ponía en el albarán.

Tipos de ajustes de inventarios

Hay tres tipos de ajustes de inventario, que pueden ser los siguientes:

• Incrementar la cantidad: tras el conteo físico, para un determinado bien, se detecta que hay 10 unidades más de las que están reflejadas en el inventario. Eso quiere decir que dichas unidades no se han registrado en el momento de la compra correctamente o por algún error posterior.


• Reducir cantidades: se llega a la conclusión de que hay que reducir la cantidad actual de artículos para un determinado bien. Por ejemplo, en tu almacén tienes 100 unidades, pero en tu software pone que hay 110. Hay que ajustar la cantidad y el valor total según el coste promedio actual.


• Reevaluar inventario: consiste en ajustar el coste promedio y el valor del artículo sin cambiar la cantidad disponible. Esto se hace cuando han variado los precios de coste.

¿Por qué es importante utilizar un software de inventario?

Utilizar un ERP con gestión de almacén e inventario es fundamental para prevenir que se produzcan errores. Muchos de los errores que pueden dar lugar a ajustes de inventario tienen que ver con datos mal introducidos o una mala comunicación entre el área de ventas y el área de almacén o problemas logísticos de distinta índole.

Disponer de un software que te permita centralizar los datos y mantener tu inventario actualizado automáticamente cuando se produzca una venta y un envío es esencial para evitar fallos que luego puedan reflejarse en tus datos.

¿No tienes un software de gestión de almacén? Utiliza el ERP myGESTIÓN, con su módulo de gestión de almacén, con el que podrás gestionar tu inventario de manera eficiente, y prevenir errores administrativos que puedan dificultar tu gestión empresarial.


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