¿Qué es el inventario físico de almacén?

Para gestionar un almacén no solamente hace falta disponer de un inventario en un Excel o un software. Es necesario tener en cuenta el concepto de inventario físico, o conteo físico de las existencias.

El inventario físico de almacén es el proceso de contar una a una las existencias del almacén para determinar el stock disponible en ese momento. Se trata de un proceso complejo y que en la mayoría de empresas suele llevarse a cabo de forma manual, salvo que dispongas de tecnología que permita automatizarlo.

No obstante, se trata de un proceso muy importante que hay que realizar para asegurar la precisión del inventario. Es decir, los datos de tu inventario recogidos en tu software de gestión de almacén deben reflejar de manera exacta y fidedigna los productos que tienes en almacén. En este post te mostraremos lo que debes tener en cuenta para hacer el inventario físico.

¿Qué es el inventario físico?

Es una operación de almacén, que consiste en hacer el conteo físico de todos los productos y lotes y sus cantidades respectivas.

Generalmente es una tarea llevada a cabo por los operarios de almacén, que recorren los distintos pasillos de la nave, estantería por estantería, haciendo la contabilización de los productos almacenados.

Suele hacerse en muchos casos a final de año, ya que se trata de una actividad muy larga y tediosa. Cuantos más productos haya en tu almacén, mayor es el tiempo que se requiere destinar a esta tarea. No obstante, hay empresas en las que el conteo físico se realiza en períodos más cortos.

¿Qué tener en cuenta en el conteo físico de inventario?

A la hora de hacer un conteo físico de inventario, hay que tener en cuenta algunos aspectos esenciales.

Etiquetado

Todos tus productos tienen que estar correctamente etiquetados, de manera que se pueda localizar el ítem con un lector de código de barras o RFID para identificar claramente el producto, según lo tengas registrado en tu software de almacén.

Los productos que no estén etiquetados, a efectos de almacén, no existen, por lo que es muy importante asegurarse de un etiquetado correcto.

Soporte digital de inventario

A la hora de hacer un conteo físico de las existencias, lo ideal es que los operarios puedan consultar los datos directamente en el software ERP, en el módulo de gestión de almacén.

Para ello, suele ser muy habitual utilizar un ERP multidispositivo o con app móvil, como myGESTIÓN, que se pueda consultar cómodamente en un tablet. De esta forma, se pueda facilitar el trabajo y no se requiere imprimir papel.

Selección de productos

La forma de organizar un conteo físico de inventario puede variar en cada empresa. En algunas organizaciones, se realiza un inventario general de todos los productos que hay en almacén, y se realiza todo el proceso al mismo tiempo.

En otras, se considera únicamente una sección de almacén, o una categoría de productos, y se va realizando de manera organizada, según la disponibilidad de los operarios.

¿Cuándo es más común que se produzcan errores en la gestión de almacén?

Muchos de los conteos físicos suelen dar lugar a que se detecten imprecisiones de inventario en las cantidades de cada mercancía.

Esto supone un problema claro para tu negocio, ya que puede conducir a que pierdas ventas, si tenías la creencia errónea de que no disponías de ese producto en ese momento. Por otra parte, también puede llevar a que se produzca un exceso en las compras de mercancías, ya que no has considerado existencias que no estaban reflejadas en el inventario.

También puede darse el caso de que en el software de almacén se reflejen más mercancías de las que realmente tienes, lo que puede dar lugar a otras ineficiencias. Por ejemplo, que te quedes sin stock real antes de lo previsto, perdiendo clientes que deben esperar demasiado tiempo para recibir el producto que quieren.

Lo más común es que se produzcan errores en el conteo físico de inventario en almacén cuando no se trabaja con un software de gestión digital y eficaz. Si se anotan manualmente los datos de las cantidades de cada ítem, es más fácil que haya errores, o que no se reflejen de manera correcta.

Nuestro consejo es que uses un software ERP para gestión de almacén, que puedan consultar tanto tu equipo de ventas como los operarios de almacén, y donde se reflejen las cantidades de cada mercancía, fruto del inventario físico realizado. Estos datos se irían actualizando automáticamente cada vez que registres una venta en tu software TPV, se extraiga el producto del almacén y se envíe al cliente.

El software ERP myGESTION es una solución en la nube, sencilla y accesible desde cualquier dispositivo, con la que podrás facilitar el conteo físico de las existencias en tu almacén y así evitar cualquier posible error. Date de alta gratis aquí.


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