Todas las empresas que se dedican a la comercialización de productos saben que el control de stock es un asunto capital en el día a día del negocio. Dos de los conceptos que tendrán que manejar en el proceso de gestión serán por tanto el stock mínimo y el stock máximo.

Una empresa tiene como misión fundamental comprar artículos o productos para vendérselos a sus clientes. Aunque esto pueda parecer fácil, lo cierto es que una empresa debe hacer todo tipo de previsiones para evitar quedarse sin stock y poder desarrollar unos buenos flujos de compra-venta. En este post te explicaremos qué papel juegan el stock mínimo y el stock máximo en ese proceso.

Qué es el stock mínimo en el inventario

Es esencial que las empresas puedan seguir ofreciendo un servicio a sus clientes, independientemente del momento del día, mes o año. Como estos datos no se pueden calcular a grosso modo, se trabaja con previsiones a partir de las ventas semanales o mensuales de períodos de tiempo parecidos.

El stock mínimo vendría a ser el stock de seguridad que debe tener una empresa de un artículo para poder seguir ofreciendo el servicio a sus clientes, de acuerdo a las previsiones y estadísticas que ha realizado la empresa a través de su software de gestión en la nube.

Ejemplo: Si sabes que durante los meses anteriores vendiste 27, 22, 20 y 24 maletas, ¿por qué ibas a tener sólo 15 en stock para hacer frente a este mes? Y si además sabes que, al no tener existencias, el cliente se va a ir a la tienda de al lado a comprar, ¿no estarías perdiendo ventas por falta de stock de seguridad?

Un punto que además cobra gran importancia a la hora de hablar del stock mínimo son los tiempos de entrega. ¿Cuándo es el momento de pedir a tus proveedores que te vuelvan a enviar más productos? Preferiblemente, teniendo en cuenta los tiempos de envío para que ningún día del año te quedes sin tu stock de seguridad. Hay que calcular los tiempos para que, en ningún momento, te quedes sin existencias o con menos stock del necesario para ese día.

¿Por qué es importante mantener un stock mínimo?

Hay distintas razones por las que deberías asegurarte de contar con un stock mínimo suficiente para poder abordar los pedidos:

Evitar la rotura de stock

Si se producen más pedidos de los que puedes abastecer, se producirá lo que se conoce como una rotura de inventario. No puedes cubrir la demanda hasta que te llegue más stock. Como consecuencia, perderás ventas.

Esto supone un varapalo para tu marca, ya que no estamos simplemente hablando de menos productos vendidos, sino de menos clientes a los que puedes fidelizar, ya que una vez se marchan a la competencia, no está claro que puedas recuperarlos fácilmente.

Asegura la continuidad operativa

Si tienes un stock mínimo, todo tu equipo de ventas podrá seguir trabajando en cualquier momento. No te quedarás en ningún momento atascado y dependiendo de que el área de producción fabrique y envíe más productos a tus almacenes. A lo largo de un año, los períodos en los que se ha producido una falta de stock suficiente tienen como consecuencia mayores costes, ya que tienes que producir o comprar mercancías con urgencia y tu equipo de ventas pasa más tiempo gestionando el descontento de los compradores que en trabajo realmente productivo.

¿Qué factores influyen el stock mínimo?

Ojalá pudieras siempre mantener un stock mínimo de forma automática y que nunca te faltase stock. Pero hay una serie de variables que si no controlas pueden hacer que tus existencias se vean peligrosamente reducidas. Estos son los elementos que deberías cuidar:

Tiempo de entrega del proveedor

Si compras a terceros, para determinar el stock mínimo debes tener claro cuál es el tiempo de entrega de los proveedores. De este modo, sabrás cuándo hacer el pedido para que te lleguen a tiempo las nuevas mercancías antes de quedarte sin nada.

Ten en cuenta que los tiempos de entrega pueden ser variables, dependiendo de las condiciones de la producción. A veces en Navidad o en Rebajas puede haber situaciones en las que hay un alto número de pedidos y se debe hacer un pedido con mayor antelación.

Volumen de ventas diario

¿Cuántos productos vendes al día de un mismo ítem? Es muy importante que tengas una estimaciones lo más precisas posibles, ya que esto te permite calcular cuándo exactamente te quedarás sin stock y cuál es tu lead time.

El problema es que el volumen de ventas a veces puede variar de forma abrupta, por ejemplo en campañas publicitarias que han tenido un rotundo éxito. Necesitas prever con eficacia cuánto vas a vender, para lo cual contar con un ERP que almacene los datos históricos y genere informes de ventas es fundamental.

Riesgo de retraso en la cadena de suministro

Si viviéramos en un mundo ideal, nunca habría retrasos en ningún punto de la cadena de suministro. Pero a veces puede fallar la fabricación, o el proceso logístico, u otros aspectos que acaben afectando a las fechas de entrega.

Prever el riesgo de retrasos es esencial para definir tu stock mínimo; es mejor tener un poco más y no andar demasiado justo por el riesgo de que no se cumplan las previsiones.

¿Qué es el stock máximo?

El stock máximo es el volumen máximo de productos que tu empresa puede mantener en su almacén. De cumplir con el stock máximo depende, por ejemplo, evitas que los productos se queden apelotonados o se deterioren, se produzcan roturas o incluso se pierdan debido a la falta de espacio o al hacinamiento de los mismos.

A primera vista disponer de una gran cantidad de mercancías, más de las necesarias, supone un riesgo de que no las vendas todas y hayas pagado para nada, o estés invirtiendo más de lo que es necesario. Sin embargo, hay otro punto que debes considerar: el hecho de tener más mercancías de las necesarias puede generarte pérdidas porque también aumenta el riesgo de rotura.

Por tanto, siempre hay que fijar un stock máximo de mercancías, acorde a los recursos de almacenamiento disponibles en tu negocio.

¿Por qué es importante establecer un stock máximo?

No sólo es fundamental que tu empresa pueda tener un mínimo nivel de existencias para abastecer la demanda. Debes considerar también que el stock supone unos costes de mantenimiento y un riesgo, por lo que establecer unos límites es indispensable para el éxito:

1. Reduce los costes de almacén

La gestión de almacén puede ser más costosa si tienes más mercancías de las que necesitas. Por una parte, supone un coste de oportunidad, ya que el espacio es limitado y no podrás albergar otros productos que también podrían venderse, incluso más rápido; por otra, mantener los productos en los almacenes supone un coste de mantenimiento. Considera también los costes fijos (alquiler, seguros…), por lo que no deberías superar el límite.

2. Reduce el riesgo de obsolescencia

Comprar una cantidad excesiva de mercancías supone el riesgo de que puedan caducar, si se trata de productos perecederos, o quedarse desactualizada, como en el caso de la tecnología o la moda. Tener un máximo de stock te permite evitar la acumulación excesiva de mercancías en tus almacenes, con las posibles pérdidas que puedan derivarse de su deterioro.

3. Mejora la gestión del espacio

Disponer de un stock máximo te ayuda a diversificar las mercancías que tienes en tu almacén, ayudando a que puedas disponer de los productos en las cantidades que realmente necesitas y que se van a vender.

La falta de una buena organización acaba dando lugar a que se acumulen productos que no se venden y que ocupan espacio, generando mayores costes, y dificultando la posibilidad de adquirir más stock de otras mercancías con mayor proyección.

4. Mejorar la tesorería del negocio

Tener un buen nivel de stock es positivo, pero si es excesivamente elevado, estás inmovilizando capital, que más tarde puede ser difícil de vender. Incurrir en altos costes para la compra de stock a corto plazo puede generar desequilibrios en tus almacenes y dificultar el flujo de caja.

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de calcular tu stock mínimo y tu stock máximo?

El stock mínimo y el stock máximo son variables que hay que evaluar con cierta frecuencia. Por ejemplo, si notas que has recibido un aumento de las ventas en tienda física, podrías considerar la posibilidad de ampliar o alquilar tu almacén para guardar más productos y aumentar así tu stock máximo. Es recomendable calcular el índice de rotación de stock para conocer el número de veces que se ha de reabastecer el almacén.

Pero, claro, para que esto sea viable:

• Tienes que asegurarte de que sea económicamente viable. El retorno de la inversión en alquiler, luz, agua, etc debe ser lo suficiente alto debido al aumento de tus beneficios.
• Debes corroborar también que el crecimiento de tus ventas no se debe, por ejemplo, a factores estacionales que no se darán en otro período del año, haciendo inviable dicha inversión.

Otra opción es compaginar la compra de mercancías con la venta de productos bajo demanda, enviando la orden de entrega al proveedor para que éste envíe el producto directamente al cliente, lo que te permitiría ahorrar espacio en tu almacén.

En lo referente al stock mínimo, debes tener también en cuenta tu grado de dependencia de determinados proveedores. ¿Cuánto tardan tus proveedores en enviarte las mercancías que necesitas? ¿Puedes acceder a otros proveedores en caso de necesidad para no quedarte sin tu stock de seguridad?

¿Cómo marcar el stock mínimo y el stock máximo en myGESTIÓN?

A la hora de dar de alta un producto, puedes marcar cuál es el stock mínimo y el stock máximo de dicho producto.

Cuando efectúas compras de dicho producto, también puedes contemplar en la ficha los productos que tienes pendientes de recibir y pendientes de entregar, de modo que siempre puedas mantenerte en equilibrio.

En nuestro Centro de Asistencia podrás conocer todo acerca de cómo controlar el stock de tu inventario en myGESTIÓN. Desde este enlace puedes apuntarte a la demostración de myGESTIÓN que realizamos todos los jueves a las 12 h.