Mejor software para gestión de inventarios

Ahora que finaliza el año, muchas empresas están realizando el cierre económico y recuento de las existencias en el inventario, para lo cual necesitan un programa para hacer el inventario, que bien puede ser un software para gestión de inventarios o un software de gestión integral con un módulo de inventario.

Se trata de una obligación de las entidades mercantiles, ya que una de las tareas que hay que hacer en contabilidad es registrar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

En esta línea, muchas empresas se dan cuenta ahora de que no disponen de las herramientas de software de facturación e inventario adecuadas para hacer inventario y realizar una auditoría de las unidades físicas que disponen en stock.

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Software de inventario y facturación: ¿qué debe incluir?

Un buen programa de gestión de inventario nos debe permitir llevar el control de inventario y el control de ventas.

Esto implica que debemos tener una relación detallada de todas nuestras existencias de inventario en el momento actual, clasificadas por artículos y grupos de artículos.

Cuanta mayor sea la cantidad de productos de la que dispongamos, el control de inventario será más complejo. Lo ideal para hacer inventario es por tanto disponer de etiquetas que podamos leer mediante un dispositivo electrónico para identificar los productos y evitar los errores de la contabilización manual.

Si cada producto tiene su etiquetado correcto, mediante el lector podremos identificar cada uno de nuestros artículos, sin necesidad de llevar a cabo este proceso de memoria.

Necesitamos también que nuestro sistema permita gestionar las ventas y preferiblemente que disponga de un sistema TPV. De esta manera, está todo integrado:

• Cuando se realiza una venta, podemos identificar el producto rápidamente con un dispositivo electrónico y llevamos a cabo la transacción con el TPV.


• Una vez que se ha producido la venta, esta queda registrada en nuestro software de gestión.


• El inventario se actualiza automáticamente, reduciendo el número de existencias en tantas unidades como se hayan comprado.

Mediante esta combinación de TPV + programa de gestión de inventario y ventas + etiquetado de productos + dispositivo lector de etiquetas es todo mucho más fácil y cometeremos menos errores la gestión de inventario.

Tipos de software de inventario

Cuando decidimos que queramos realizar el inventario sin utilizar Excel, Access y programas similares de ofimática, empezamos a buscar programas de inventario online y esto es lo que se suele encontrar:

• Software de inventario open source. Hablamos de software libre de inventario, que también suele ser un software free o gratuito. El mayor riesgo de este tipo de programas es que suelen tener muchas restricciones, por ejemplo en el n.º de facturas, ya que no te van alojar documentos de facturación gratuitamente en la nube de forma ilimitada.


• Software de facturación e inventario online. Hay programas de facturación que nos permiten disponer no sólo de nuestras facturas emitidas y recibidas, sino también de una relación de todos los artículos de los que disponemos, incluyendo stock. No todos los programas de gestión de facturas nos permiten hacer esto.


• ERP integral. El ERP online integral es un software para gestión de inventarios más completo, que te permite gestionar facturas, ventas, inventario, compras, almacén, contabilidad, TPV y tenerlo todo sincronizado con tu tienda online. Es un programa que usan las PYMEs y también muchas tiendas online y empresas de comercio electrónico.

Ventajas de disponer de un software de gestión ERP con módulo inventario

Un negocio está en constante crecimiento y hay muchas áreas que gestionar en la administración de la empresa. No sólo el control de inventario.

Más allá de tus obligaciones de contabilidad, el sistema ERP es la herramienta que te ayuda a evaluar la marcha de tu negocio, a establecer objetivos y llevar un control exhaustivo de los datos de tu empresa para que ya no tengas que hacer tantas tareas manuales.

Si gestionas tu inventario de manual, sin herramientas online como myGESTIÓN con TPV, etiquetas y gestión de inventario, tendrás que contabilizar cada producto manualmente y comprobar que está en el Excel o Access que te hayas hecho. Se trata de un proceso manual donde tienes unas altísimas probabilidades de cometer errores, por lo que hoy día cada vez tiene menos sentido.

Muchos han empezado con una tienda online o e-commerce, y se dan cuenta tarde que disponen de toda la información de su stock desperdigada en diferentes programas. Si tu tienda es sólo online, resulta que tienes un programa para gestionar tu contabilidad y otro diferente para tu e-commerce, que podrá ser un Prestashop o un Magento.

Esa falta de sincronización del stock entre los programas hará que tengas que hacer muchísimo más trabajo, así como aumentar el número de errores humanos a la hora de hacer el recuento de productos. Con un software para gestión de inventarios será todo mucho más fácil.

Con un software de gestión ERP como myGESTIÓN, especialmente pensado para empresas de tu tamaño, vas a poder ahorrar tiempo, reducir errores y evitar problemas administrativos por culpa de una mala gestión del inventario. Usando la tecnología adecuada vas a ahorrar una gran cantidad de dolores de cabeza.

 


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