Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible para determinados transportes públicos de mercancías por carretera debe ser digital. Este documento se conoce como DECA (Documento Electrónico de Control Administrativo) y afecta a operaciones de transporte interior en España, incluido el cabotaje, siempre que estén sujetas a la obligación documental.
El DECA debe generarse antes de iniciar el servicio, en un PDF nativo digital de hasta 5 MB, e incorporar un código QR que permita descargar directamente el archivo durante una inspección. Además, el cargador contractual y el transportista efectivo tienen obligaciones de formalización y conservación del documento.
Para las empresas que ya utilizan un ERP, parte de los datos necesarios pueden estar registrados en sus pedidos y albaranes. myGESTIÓN permite aprovechar la información del albarán para generar el DECA y asociarle un código QR, lo que facilita integrar esta documentación en la gestión habitual de las mercancías.
En esta guía explicamos qué es el DECA, desde cuándo es obligatorio, qué empresas y transportistas deben utilizarlo, cuáles son sus requisitos legales y cómo adaptarse sin duplicar tareas administrativas.
¿Qué es el DECA?
El DECA es la versión digital del documento de control administrativo que debe acompañar a determinados transportes públicos de mercancías por carretera. Permite identificar las partes que intervienen en la operación, el origen y destino del envío, las características de la mercancía y el vehículo utilizado.
No es una obligación documental completamente nueva: el documento de control ya estaba regulado por la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre. La novedad es la obligatoriedad de utilizarlo en formato digital para los transportes incluidos en su ámbito de aplicación.
La base jurídica de este cambio se encuentra en la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, mientras que la Resolución de 5 de junio de 2026, publicada en el BOE el 12 de junio, establece los requisitos técnicos del documento y de las aplicaciones que lo generan.
¿Desde cuándo es obligatorio el DECA?
El DECA es obligatorio en formato digital desde el 5 de octubre de 2026 para los transportes que deban contar con un documento de control administrativo. La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 fijó su digitalización a los diez meses de la entrada en vigor de dicha ley, producida el 5 de diciembre de 2025.
Por tanto, para los servicios afectados ya no basta con emitir únicamente el documento tradicional en papel. Debe existir un fichero electrónico que reúna las condiciones legales y permita su comprobación durante el transporte.
La obligación se refiere al documento de control administrativo del transporte, no a todas las mercancías ni a cualquier desplazamiento por carretera. Para saber si una operación necesita DECA es imprescindible comprobar su naturaleza y las exenciones aplicables.
¿A qué empresas y transportistas afecta el DECA?
La obligación afecta a los transportes públicos de mercancías por carretera sujetos al documento de control administrativo. Esto incluye servicios de transporte interior con origen y destino en España y las operaciones de cabotaje realizadas en territorio español.
La normativa identifica dos sujetos obligados a formalizar el documento:
Cargador contractual
Es la persona física o jurídica que contrata directamente el transporte con el transportista efectivo. Puede ser una empresa fabricante o distribuidora, pero también un operador logístico, agencia de transporte u otro intermediario que contrate el servicio en nombre propio.
Transportista efectivo
Es la empresa o profesional titular de la autorización con la que se realiza materialmente el transporte. En una cadena de subcontratación, debe identificarse correctamente quién ejecuta realmente el servicio.
Ambas partes deben asegurar la formalización del documento, aunque la normativa no obliga a que las dos lo generen por separado. También existen responsabilidades diferenciadas respecto a los datos que figuran en él.
¿Qué transportes están exentos del DECA?
No todos los desplazamientos de mercancías requieren un DECA. La normativa excluye, entre otros, los siguientes supuestos:
- Transportes para los que no sea exigible obtener previamente un título habilitante conforme a la normativa de transporte.
- Transportes de mudanzas.
- Transporte de vehículos averiados o accidentados mediante vehículos especiales.
- Determinados servicios de paquetería o reparto de pequeños bultos fácilmente manipulables, en las condiciones descritas por la orden.
La obligación del documento de control se refiere al transporte público de mercancías, por lo que no debe confundirse con el transporte privado complementario que una empresa realiza para su propia actividad y que reúna los requisitos legales de esa modalidad.
Por otra parte, los transportes internacionales que discurren parcialmente por España utilizan los documentos previstos en los convenios internacionales aplicables, a diferencia de los transportes interiores y de cabotaje.
¿Qué datos debe contener el DECA?
El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 establece los datos esenciales que deben figurar en el documento de control. En el caso de las mercancías, son los siguientes:
- Cargador contractual: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Transportista efectivo: nombre o razón social y NIF.
- Envío: lugar de origen y lugar de destino.
- Mercancía: naturaleza y peso. Cuando resulte difícil determinar el peso exacto por las circunstancias de la carga, se utilizará otra magnitud apropiada para determinarlo.
- Autorización especial de circulación: identificación de la autorización cuando el transporte requiera una.
- Fecha: día en que se realiza el transporte.
- Vehículo: matrícula del vehículo y, en un conjunto articulado, también la del remolque o semirremolque.
- Observaciones o reservas: aquellas que las partes intervinientes soliciten incorporar.
El reparto de responsabilidades sobre estos datos también está regulado. El cargador contractual responde de la información de las partes, origen, destino y mercancía; el transportista efectivo responde de la autorización especial, fecha y matrículas, en los términos del artículo 7 de la orden, modificado el pasado marzo de 2026. La responsabilidad sobre las observaciones depende de quién las incorpore.
Estos datos suelen estar repartidos entre clientes, proveedores, albaranes, expediciones y transportistas. Centralizarlos en un sistema de gestión empresarial como myGESTIÓN ayuda a evitar errores y a reutilizar información ya registrada.
¿Qué requisitos debe cumplir un DECA válido?
La Resolución de 5 de junio de 2026 no se limita a pedir un documento en PDF. Establece requisitos concretos para su generación, consulta y conservación.
| Requisito | Qué exige la normativa |
| Formato | PDF nativo digital, legible, de un tamaño máximo de 5 MB. |
| Creación | Generación desde los datos estructurados de la aplicación, antes del inicio efectivo del servicio. |
| Metadatos | Fecha y hora de creación y, si se modifica el fichero, fecha y hora de modificación. |
| Código QR | Debe aparecer dentro del PDF y contener la dirección web única y específica del documento. |
| Enlace | URL HTTPS, con TLS 1.2 o superior, que permita descargar directamente el PDF durante la inspección. |
| Conservación | Cargador contractual y transportista efectivo deben conservar los ficheros o poder descargarlos durante al menos un año. |
PDF nativo digital: no sirven los escaneos
El fichero debe generarse directamente desde los datos de la aplicación. No es válido imprimir un documento, escanearlo y convertirlo después en PDF, ni utilizar un archivo formado a partir de imágenes digitalizadas.
QR y descarga directa: un requisito esencial
El código QR debe conducir a una URL específica del DECA que permita obtener directamente el PDF. No cumple este requisito un enlace que abra una página con un botón «Descargar», un formulario de acceso o una pantalla de autenticación.
La URL debe utilizar HTTPS con TLS 1.2 o superior. Puede incorporar medidas de seguridad, como tokens o enlaces protegidos, siempre que no impidan la descarga directa por parte de los agentes habilitados durante el servicio.
¿Durante cuánto tiempo debe funcionar el enlace?
La dirección de descarga tiene que estar operativa durante la realización del transporte. La normativa permite desactivar la descarga por esa URL una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio.
Este plazo no debe confundirse con la obligación de conservar el documento durante al menos un año. La empresa puede mantener los PDF en otro repositorio para su archivo y consulta posterior.
¿Es obligatorio firmar electrónicamente el DECA?
No, la firma electrónica no es obligatoria con carácter general para que el DECA sea válido como documento administrativo de control.
Si el mismo documento se utiliza también con finalidad contractual y deben incorporarse firmas, la ley exige, como mínimo, una firma electrónica avanzada; también admite la firma electrónica cualificada.
¿Qué debe llevar el conductor durante el transporte?
El DECA debe estar generado y entregado al conductor antes del inicio efectivo del servicio. Durante el trayecto, puede llevar:
- Una copia electrónica, por ejemplo en un teléfono móvil o una tableta.
- Una copia impresa del DECA generado digitalmente.
En ambos casos, la copia debe incluir el código QR. El conductor también puede disponer del QR como archivo independiente y presentarlo durante una inspección para que el agente descargue el PDF.
Una copia en papel puede acompañar al conductor, pero no sustituye la obligación de que exista un DECA electrónico válido. Además, las anotaciones a mano sobre una copia impresa no sirven para modificar legalmente los datos del documento.
¿Qué ocurre si cambian los datos durante el transporte?
Una avería, un cambio de vehículo o una modificación de la expedición pueden hacer necesario actualizar el documento durante el viaje. La resolución permite dos procedimientos:
- Modificar el PDF existente: se incorporan los nuevos datos, el motivo del cambio y los datos anteriores, indicando claramente cuáles han dejado de ser válidos. En este caso se mantiene la misma URL y el mismo QR.
- Crear un nuevo PDF: el nuevo fichero debe contener la información actualizada y disponer de su propia URL y de un QR nuevo. Debe conservarse el fichero anterior para mantener la trazabilidad de la modificación.
En ambos casos, el conductor debe recibir la versión modificada o el nuevo DECA. No basta con cambiar una anotación en el sistema o escribir a mano sobre la copia impresa.
¿Se pueden incluir varios envíos en un mismo DECA?
Sí, con condiciones. La Resolución de 5 de junio de 2026 permite agrupar varios envíos en un mismo documento cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos para todos ellos.
En ese caso deben identificarse claramente, para cada envío, el origen y destino, la naturaleza y peso de la mercancía y cualquier otro dato que cambie entre operaciones. Agrupar envíos no elimina la obligación de documentar correctamente cada uno.
DECA, albarán, carta de porte y eCMR: principales diferencias
Estos documentos pueden intervenir en una misma operación logística, pero no tienen exactamente la misma finalidad.
| Documento | Función principal | Relación con el DECA |
| DECA | Control administrativo de determinados servicios de transporte. | Es el documento exigible cuando corresponde aplicar la obligación española. |
| Albarán | Documentar la entrega o expedición de mercancías. | Puede aportar datos para generar el DECA; por sí solo no lo sustituye si no cumple todos los requisitos. |
| Carta de porte | Documentar aspectos del contrato y del transporte. | Puede servir también como documento de control si incorpora los datos exigidos y cumple las condiciones electrónicas. |
| eCMR | Carta de porte electrónica vinculada al régimen del Convenio CMR. | No es lo mismo que el DECA y no pasa a ser obligatoria por la entrada en vigor del DECA. |
La normativa permite utilizar formatos previstos para cartas de porte y otros documentos sectoriales, como los relativos a mercancías peligrosas, residuos o subproductos animales, siempre que incluyan los datos obligatorios del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 y cumplan las exigencias electrónicas aplicables.
La resolución también contempla una vía alternativa mediante el esquema del Reglamento europeo eFTI (Reglamento UE 2020/1056) y sus normas de desarrollo, cuando se gestionen y presenten los datos conforme a ese sistema.
¿Qué sanciones puede haber por incumplir la obligación del DECA?
La falta de documentación de control obligatoria, la ausencia de datos esenciales o determinados incumplimientos en su conservación o puesta a disposición pueden constituir una infracción grave conforme al artículo 141.17 de la Ley 16/1987, de Ordenación de los Transportes Terrestres.
Para el supuesto contemplado en ese precepto, el artículo 143.1.d establece una multa de 401 a 600 euros. La calificación y la cuantía concreta dependen de los hechos y del régimen sancionador aplicable; no existe una multa única para cualquier incidencia relacionada con el DECA.
Por eso es importante no limitar la adaptación a «tener un PDF»: el documento debe contener los datos correctos, estar generado a tiempo y poder presentarse efectivamente durante un control.
Cómo adaptarse al DECA obligatorio: 6 pasos prácticos
1. Identifica los servicios de transporte sujetos al documento
Revisa si tu empresa actúa como cargador contractual o transportista efectivo, distingue los transportes interiores de los internacionales y comprueba si alguna operación está exenta. No presupongas que todos los envíos de la empresa están sujetos a las mismas obligaciones.
2. Revisa los datos de clientes, transportistas y expediciones
Verifica que dispones de NIF, domicilios, origen, destino, mercancía, peso, fecha, matrículas y autorizaciones especiales cuando sean necesarias. Define quién actualiza cada dato antes de que salga el vehículo.
3. Comprueba que tu software genera PDF nativos y QR válidos
La aplicación debe generar el documento antes del viaje, registrar su fecha de creación y producir un fichero de hasta 5 MB. Prueba el QR desde un dispositivo externo y verifica que la URL HTTPS descarga directamente el PDF, sin credenciales ni pasos intermedios.
4. Asegura que el conductor recibe el documento
Establece un procedimiento para facilitarle la copia digital o impresa, con su QR, antes de iniciar el servicio. Comprueba que puede mostrarlo durante una inspección incluso cuando trabaja con diferentes empresas cargadoras.
5. Prepara las modificaciones y la conservación
Define qué hacer ante cambios de matrícula, vehículo u otros datos del envío. Conserva el historial exigido cuando se genere un nuevo fichero y organiza un sistema de archivo que permita recuperar los documentos durante al menos un año.
6. Integra el DECA en las compras, ventas y expediciones
Cuando la información ya se encuentra en un ERP, resulta más sencillo reutilizar los datos y evitar la doble introducción. En particular, el vínculo entre albarán, transportista, mercancía y expedición ayuda a preparar el documento y a localizarlo posteriormente.
¿Cómo generar el DECA desde myGESTIÓN?
myGESTIÓN es un software ERP de gestión empresarial online que reúne ventas, compras, clientes, proveedores, artículos, almacenes y albaranes en una misma plataforma.
Para las empresas que gestionan sus expediciones desde el programa, myGESTIÓN permite utilizar la información del albarán de venta para preparar el DECA en PDF e incorporar un QR asociado al documento. Así, la documentación de transporte puede integrarse en el proceso habitual de gestión comercial y logística.
Antes de poner en marcha cualquier sistema de emisión, conviene verificar en una operación de prueba todos los requisitos que exige la resolución: datos completos, generación antes del servicio, metadatos, QR, descarga directa del PDF, actualizaciones y conservación.
Si tu empresa necesita centralizar la gestión de pedidos, albaranes y expediciones, conoce myGESTIÓN y sus funcionalidades de gestión empresarial.
Preguntas frecuentes sobre el DECA
¿Es obligatorio el DECA si transporto mercancías de mi propia empresa?
No necesariamente. El DECA regula el transporte público de mercancías sometido al documento de control. El transporte privado complementario que cumpla los requisitos legales de esa modalidad no está incluido en esta obligación concreta.
¿Quién debe emitir el DECA: el cargador o el transportista?
La norma obliga a ambos a formalizar el documento, pero no impone que cada uno genere un fichero independiente. Deben coordinar quién lo emite, quién aporta los datos y cómo accede el otro al documento.
¿Puedo llevar el DECA en papel?
Sí, como copia impresa de un DECA electrónico válido. El conductor puede llevarla a bordo siempre que incluya el QR. No es suficiente emitir únicamente un documento en papel sin el fichero digital exigido.
¿Puedo usar un albarán o una carta de porte como DECA?
Sí, siempre que el documento incluya todos los datos obligatorios y reúna los requisitos técnicos del DECA. Un albarán ordinario no cumple automáticamente estas condiciones por el mero hecho de estar en PDF.
