Uno de los riesgos de inventario con los que se puede encontrar tu empresa es la falta de precisión. Es decir, que haya una discordancia entre el conteo real de los productos que tienes en el almacén y los datos que se reflejan en tu software de gestión de almacén.
Esto supone un grave problema, ya que tu inventario no es exacto y por tanto tampoco su valoración como activo de la empresa. Por lo tanto, tu balance de situación no estará reflejando la situación real del negocio, ya que el inventario que tienes en tus sistemas es distinto al que realmente posees en los almacenes.
Desde myGESTIÓN queremos que entiendas la importancia de la precisión de inventario, ya que si no se realiza correctamente, se pueden dar muchas situaciones que acaban perjudicando a tu negocio.
Causas de la falta de precisión de inventario
Lo primero que deberíamos preguntarnos es por qué tenemos un inventario que no es preciso y no refleja correctamente la realidad del negocio. Aquí pueden surgir múltiples motivos.
1. No gestionas un inventario permanente
Es decir, el inventario no se actualiza conforme van entrando y saliendo productos del almacén, en el momento en el que este hecho se produce. La gestión de un inventario permanente ahorraría mucho tiempo y dificultades a tu negocio. No obstante, hay productos que salen y entran, sin que eso se haya actualizado en el inventario.
Normalmente esto se produce cuando hay una falta de conexión entre el área de ventas y compras y el área de gestión de inventario. Lo ideal es que pudieras gestionarlo todo desde un mismo software y que cuando haya una entrada de mercancías, lo registres en el inventario, y que cuando se produzca una venta (en cualquier punto de venta, sea online u offline), en el mismo momento se actualice el inventario al procesar el pago por el TPV.
2. No hay un buen control de la trazabilidad de producto
Para que la gestión de inventario se pueda llevar a cabo correctamente es necesario asegurar la identificación de los productos. Si los productos no van identificados con un código SKU y un código de barras, o cualquier elemento identificativo que permita acceder a datos sobre el producto, será mucho más difícil saber dónde está un producto y cuál es cuál, ya que hay muchos productos que se parecen entre sí.
3. Hubo errores en el conteo inicial de inventario
Otra de las razones por las que tienes un inventario que no es preciso es porque cuando se realizó el primer conteo manual de inventario, se cometieron errores importantes, por lo que se reflejó mal de entrada el inventario inicial.
Como consecuencia, a lo largo del ejercicio has ido arrastrando el conteo erróneo, de manera que los datos stock de cada producto de los que dispones en tu almacén no refleja correctamente la realidad.
La única solución en este caso sería volver a realizar un conteo manual, de manera que puedas verificar cuáles son las cantidades reales de cada artículo.
4. Falta de integración de procesos
Un inventario puede reflejar datos que no son precisos debido a que los procesos en tu empresa se están llevando a cabo de forma desorganizada.
La gestión de almacén tiene que estar integrada con el área de ventas y compras. La entrada y salida de mercancías a lo largo del ejercicio debe registrarse en un mismo software ERP, que a su vez debe estar conectado con la tienda online, de modo que en ésta quede reflejado el stock real de tus productos.
Si tienes un inventario diferente en tus bases de datos de la tienda online, de la tienda física y del almacén, claramente hay un problema debido a la falta de integración de procesos.
5. Gestión deficiente de proveedores
Cuando se realiza una compra de mercancías, hay que hacer un conteo de las mercancías recibidas y compararlas con el albarán de entrega. Si existe cualquier discrepancia, pero no la detectas, estos datos erróneos se acabarán trasladando a tu inventario. Por ejemplo, registrarás más productos de lso que en realidad has recibido, o menos de lo que indica el albarán.
Esto se puede corregir si se aplican procedimientos de gestión de almacén más eficientes. En las empresas de mayor tamaño, estos procesos incluso pueden automatizarse para evitar que los errores humanos acaben generando imprecisiones en los inventarios de las empresas.
Utiliza un sistema ERP con gestión de inventario
Si quieres evitar los problemas de precisión de inventario, es indispensable transformar tus procesos. Necesitas, en primer lugar, asegurar la digitalización de tu almacén y la centralización de todos los datos en un solo software, que esté conectado a su vez con los puntos de venta para poder llevar una gestión de inventario permanente. La solución a este problema es utilizar un software ERP en la nube como myGESTIÓN, con el que puedas optimizar los procesos de almacén en tu empresa y llevar una gestión precisa del inventario. Pruébalo aquí.
