¿Cómo elegir un buen software de gestión documental?

La gestión documental es un reto para las empresas en pleno proceso de digitalización. Cada vez más pymes dicen adiós definitivo al papel y empiezan a gestionar su negocio a través de herramientas de facturación. Y más todavía este próximo año 2026 cuando entre en vigor VeriFactu y haya que enviar los registros de facturas a la AEAT.

Parece evidente que las empresas necesitan adaptarse a utilizar un software para gestionar su facturación o su inventario, y almacenar los documentos en este sistema. Pero, ¿qué tipo de software de gestión documental es más adecuado? ¿y qué tener en cuenta para elegirlo?

En myGESTIÓN te damos las claves para que sepas cómo almacenar los datos de tu empresa, al mismo tiempo que dispones de herramientas de gestión avanzadas para entender y analizar tu negocio.

¿En qué consiste un software de gestión de documentos?

Un software de gestión de documentos es una herramienta que te permite almacenar documentos y llevar un registro de su trazabilidad. Es decir, puedes saber cuándo se ha subido, qué usuario lo ha subido, si se ha modificado, etc. No es simplemente un programa de almacenamiento en la nube, sino una herramienta más avanzada, que pueda estar integrada dentro de un ERP.

Anteriormente ya te explicamos las diferencias entre un ERP y un software de gestión documental. Esto es algo que debes tener muy claro, porque no es lo mismo disponer de un programa con almacenamiento en la nube que te permita guardar todo tipo de documentos a un sistema ERP en el que puedas crear y guardar tus facturas, albaranes o inventario.

Hoy en día no necesitas simplemente almacenar documentos, necesitas disponer de una herramienta para crearlos. Y, sobre todo, tener en cuenta que de nada te sirve tener una carpeta llena de PDFs o Excels, si no puedes hacer los asientos contables de manera automática a partir de las facturas o si tienes que contabilizar uno por uno todos los importes para calcular el modelo 303 del IVA.

¿Por qué necesitas un software de gestión documental?

No todos los documentos que acumula una empresa son facturas o están vinculados a su gestión tributaria. También hay que almacenar contratos, instrucciones de trabajo, actas de reuniones del consejo de administración, licencias, pólizas de seguro, patentes...

Lo ideal es que puedas almacenar y tener fácilmente accesibles para los responsables de área los distintos documentos que una empresa necesita gestionar y almacenar. Mucho mejor que tenerlos olvidados en tu correo electrónico, y pasar dificultades después para localizarlos.

Por eso, la mejor combinación suele ser un programa ERP que te permita gestionar la facturación, contabilidad y almacén, al mismo tiempo que te ofrece espacio en la nube para almacenar archivos vinculados a tu empresa. Es decir, un software ERP con módulo de gestión documental.

¿Qué tener en cuenta para elegir un buen gestor documental?

Un buen software de gestión documental es mucho más que una plataforma de almacenamiento en la nube. No se trata sólo de espacio, sino de privacidad y control de los documentos que se suben. Ahora que tienes clara la diferencia entre ERP y software documental es importante que nos fijemos en algunos puntos imprescindibles:

1. Integración con el ERP

Esto es clave, como hemos dicho, ya que te facilita que los usuarios de tu herramienta ERP con los permisos adecuados puedan almacenar o consultar documentos, sin tener que irse a hacerlo a otro software.

2. Posibilidad de compartir archivos con clientes o proveedores

Tu programa de gestión documental debe facilitar la posibilidad de compartir archivos con proveedores o clientes, de modo que estos puedan visualizarlos sin necesidad de estar registrados. De esta forma, todo se mantiene bajo control dentro del ERP de tu empresa y tú supervisas quién puede ver cada documento.

3. Precio

Lo normal en un ERP con gestión documental es que se pague en función de lo que necesitas. No es lo mismo una empresa que necesita almacenar 50 GB que otra que tiene 1 TB en documentos. En este sentido, lo ideal es que uses un software que te aporte la máxima flexibilidad en los planes de almacenamiento.

4. Escalabilidad

Como es lógico, no quieres tener que migrar de software cuando aumenta el número de archivos y cantidad de datos que necesitas almacenar. Con un ERP en la nube no vas a tener ese problema, ya que podrás disfrutar de tamaño ampliable según tus necesidades. Pagas sólo por lo que usas.

5. Control de accesos y roles de usuario

La privacidad es un aspecto esencial en cualquier negocio. Por eso tu software de gestión documental debería incluir la función de poder controlar el acceso a los documentos, según los roles de usuario. No todo el mundo tiene que estar autorizado a ver todos los archivos.

6. Backup automático

A diferencia de lo que pasaría si guardas los archivos en tu ordenador, con un ERP con gestor documental puedes activar un backup automático. Es decir, una copia de seguridad para que siempre puedas acceder a tus datos y en ningún caso pierdas la información de tu empresa.

La solución ERP myGESTIÓN incluye todas estas características, por lo que es el software de gestión ideal para que puedas tanto crear y gestionar facturas, albaranes o inventario, al mismo tiempo que almacenas todos los documentos que necesitas en el módulo de gestión documental. Además, te permitirá adaptarte a Verifactu y la facturación electrónica. Date de alta gratis ahora.


Etiquetas: ERP en la nubeerp gestión documental