Gestionar devoluciones de clientes en contabilidad requiere registrar correctamente tanto la devolución del producto como la corrección de los ingresos asociados.
Ten en cuenta que una devolución no consiste en eliminar una factura, sino en hacer una factura de abono y proceder a devolver el dinero al cliente. Esto tiene que estar correctamente reflejado en los libros de contabilidad.
Además, si el cliente ha devuelto un producto, se debe actualizar el inventario; para ello, hay que tener en cuenta si la mercancía se puede volver a poner a la venta, o se trata de una mercancía defectuosa.
Sea cual sea tu caso, vamos a ver qué debes tener en cuenta para gestionar devoluciones en contabilidad. Recuerda que todo el proceso es más fácil con un software de contabilidad.
Claves para gestionar devoluciones en contabilidad
Hay una serie de pasos que debes tener en cuenta cuando llega un cliente a tu tienda, ya sea online u offline, solicitando la devolución del importe de su compra.
1. Identifica qué tipo de devolución es
Hay diferentes tipos de devolución y no todas se deben gestionar de la misma forma. En las compras online, además, suelen darse varios casos:
- Producto defectuoso: se produce cuando el cliente desea recibir un reembolso porque el artículo que compró no funciona correctamente, o tiene errores de fábrica, o se estropeado durante el transporte.
- Error en el pedido: quizás el cliente compró un producto incorrecto o una cantidad equivocada. En el proceso de compra debe haber absoluta transparencia y flexibilidad a este respecto. En este caso, el cliente debe devolver los productos que no desea.
- Cancelación de pedido: consiste en la anulación de una venta antes de que ésta se entregue.
Hay que tener en cuenta también la política de devoluciones y la legislación vigente. Ten en cuenta que en España existe el derecho de desistimiento de 14 días, lo cual permite anular una compra sin causa justificada durante ese período.
2. Gestiona la documentación asociada al tipo de devolución
Una vez se ha identificado el tipo de devolución, es preciso gestionar toda la documentación asociada al proceso. En muchos casos, esto se hace de forma manual, en una tienda física, corrigiendo el ticket de compra o la factura en el mismo punto de venta, y acompañándola de una nota de devolución o abono.
Lo normal es que introduzcas en tu sistema TPV o software el motivo de la devolución, de modo que puedas llevar un control interno. Además, hay que proceder a emitir una factura de abono, con signo negativo y un código de una serie distinta a las facturas ordinarias.
3. Registrar la devolución en contabilidad
El siguiente paso será el registro de la devolución en contabilidad, y para ello se utiliza la cuenta 708 de “Devoluciones de ventas y operaciones similares”. También se debe ajustar el IVA que ya se había registrado en la factura original, que es la cuenta contable 477 de IVA repercutido.
Así, por ejemplo, si te han hecho una devolución de un producto que valía 100 € + 21% de IVA, se reflejan 100 euros en el debe de “Devoluciones de ventas”, 21 euros en el debe de 477 IVA repercutido; y en la cuenta Clientes / Bancos, en el “Haber”, 121 euros.
4. Haz el ajuste de inventario si corresponde
Si los productos devueltos están en buen estado y se pueden reincorporar al stock, también hay que registrar la entrada al inventario.
Para ello, debemos incrementar la cantidad que corresponda en la cuenta contable 300 Mercaderías / Inventario, en el “Debe”, mientras que en la cuenta contable 600/610 Coste de ventas, debemos reducir el coste de la venta previamente registrado.
¿Qué ocurre a efectos contables tras registrar una devolución?
Cuando se registra una devolución, se refleja la disminución del saldo pendiente o reembolso realizado en la cuenta de clientes. También se reducen los ingresos del estado de resultados y, si corresponde, se ajusta en el coste de ventas. Por su parte, el inventario queda actualizado cuando se devuelven los productos en buen estado.
Este proceso contable se puede llevar a cabo de forma más sencilla, rápida y ágil a través de un software de gestión ERP como myGESTION. A través de esta herramienta, utilizando nuestro módulo de gestión contable, puedes llevar a cabo los asientos contables correspondientes y los ajustes de inventario, de modo que tus datos puedan reflejar correctamente las operaciones de devolución, ya que se trata de unos ingresos que has devuelto.
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