Uno de los procesos de gestión de almacén es la recepción de mercancías. Se trata del inicio del procesamiento de cualquier producto que llega a tus almacenes físicas, ya sea desde tus propios centros de fabricación o proveedores.
Una mala gestión en esta parte del proceso logístico puede dar lugar a muchos errores. Ten en cuenta que debe haber un registro de todos los artículos que recibes, y que si no se introducen en el software, tendrás mercancías que estarán correctamente reflejadas en tus sistemas.
En este post te vamos a mostrar por qué es esencial que hagas una buena recepción de mercancías y cómo un software ERP como myGESTION te ayuda a gestionar el proceso de forma rápida, eficaz y sin errores.
¿Qué es la recepción de mercancías?
La recepción en almacenes no significa simplemente recibir los productos de tu proveedor y colocarlos en las estanterías.
Hay un flujo documental que debemos controlar, así como un proceso de verificación de las mercancías, donde es esencial comprobar que no haya artículos defectuosos o erróneos que no se correspondan con el albarán.
Pero la recepción en almacén va mucho más allá de estos procesos, y empieza desde la misma planificación del proceso de compras. Debes considerar que la recepción debe preverse con antelación para que se pueda llevar a cabo en el tiempo y forma adecuados, antes de que se produzca un cuello de botella, que te impida, por ejemplo, entregar los pedidos.
En este sentido, una buena estrategia para la recepción de mercancías implica distintas fases que hay que tener en cuenta.
Fases de la recepción de mercancías
Todo lo que se improvisa acaba generando ineficiencias. Esto es algo que debemos tener muy claro, por lo que lo ideal sería dividir el proceso de recepción en almacenes en distintas fases para lograr que todas se puedan llevar a cabo de la manera más rápida y profesional posible.
1. Planificación de la recepción
La recepción de mercancías debe planificarse con tiempo. Primero, porque necesitas un margen de tiempo para comprobar las mercancías, colocarlas en las estanterías y registrarlas en tu software de gestión de almacén antes de poder llevar a cabo las ventas.
Si este proceso no se lleva a cabo, dará lugar a serios problemas, como que tengas que mercancías acumuladas en tu almacén que aún no se han registrado, o que tengas que hacer esperar a tus clientes demasiado tiempo.
Por tanto, determina un tiempo y un margen para poder introducir las mercancías en tu software ERP y asegurar que todo esté correctamente registrado. Una buena gestión de proveedores y control de la documentación a través de un software en la nube será clave para facilitar el trabajo.
2. Descarga de las mercancías
Cuando las mercancías llegan a tus almacenes, hay que llevar a cabo el proceso de descarga de la manera más ágil posible, evitando que se produzcan ineficiencias o errores en la ruta que han de seguir.
Durante esta parte del proceso, hay que cuidar que no se produzcan roturas o deterioro de los productos adquiridos. Si no se siguen unos procedimientos que garanticen la seguridad, con los vehículos logísticos adecuados, puede darse la paradoja de que pierdas productos que acabas de recibir y no puedas devolverlos, al no ser el proveedor el responsable de la rotura.
3. Verifica el albarán, la cantidad y la calidad de las mercancías
Antes de introducir los productos en tus sistemas, debes verificar que lo que has recibido se corresponde con lo que has comprado y lo que aparece en el albarán de entrega.
Pueden darse distintos tipos de situaciones:
- Faltan unidades: has recibido los productos que compraste, pero faltan unidades que no se han incluido en los lotes. Deberías contactar a tu proveedor para que te envíe las unidades faltantes en un próximo envío, o bien para que te descuenten las unidades no entregadas.
- Hay unidades estropeadas: probablemente se hayan estropeado durante el transporte, ya sea en el proceso de carga o durante el trayecto. O también es posible que vinieran defectuosas de fábrica. Las unidades estropeadas deben devolverse, según el acuerdo que tengas con tu proveedor, para que te las descuenten o cambien.
- Hay productos que no se corresponden con lo adquirido: puede que tu albarán no refleje de manera correcta lo que has recibido. En tal caso, si has recibido productos que no corresponden a lo adquirido, debes también contactar con tu proveedor.
4. Registra, etiqueta y ubica la mercancía en el almacén
Una vez que hayas comprobado y verificado las mercancías recibidas, debes introducirlas en tu sistema ERP, asignarles el código SKU o identificación del fabricante, y el propio código del producto para identificarlo en tu software de almacén.
Si anteriormente gestionabas tu logística de forma manual, es muy importante que abordes cuanto antes la digitalización del almacén.
Los productos deben estar convenientemente etiquetados, ya sea con etiquetas RFID o códigos de barras. Esto es clave para el control de trazabilidad del producto. Una vez todos los productos o lotes estén claramente identificados, se paletizarán (en caso de que no lo estuvieran) y se colocarán correctamente en la ubicación que les corresponde en tu almacén.
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