En muchas empresas se producen ineficiencias debido a la duplicidad de procesos. Hay personas o departamentos con distintos equipos que están llevando a cabo las mismas tareas, con idéntica inversión en tiempo y recursos, lo que supone un claro problema de organización.
Muchas veces, la forma de solucionar estas duplicidades no consiste en mejorar la coordinación, ni organizar más reuniones. Bastaría con utilizar un software de gestión empresarial que integrase todos los procesos y al que todos tuvieran acceso desde la nube, según el área que les corresponda.
En este post te vamos a mostrar cómo un sistema ERP como myGESTIÓN puede ayudarte en este área tan importante para que no estés malgastando recursos.
¿Qué es la duplicidad de procesos en una empresa?
La duplicidad de procesos ocurre cuando una misma tarea o flujo de trabajo se realiza más de una vez de manera innecesaria. Generalmente, suele ocurrir por una falta de coordinación entre las personas del equipo, o porque se carece de un sistema de comunicación deficiente entre áreas.
Algo que ocurre tradicionalmente en muchas empresas es que, cuando los datos se registran en un ordenador, si hay más personas trabajando con la misma información, acabe habiendo disparidad de datos en distintas ubicaciones. Por ejemplo, un registro de pedidos o contactos de clientes en un ordenador, y otro desactualizado en el ordenador de un empleado.
Una duplicidad de procesos y datos se produce cuando un trabajo ya se hizo, pero se está haciendo en otra parte de la empresa. Si hay más de un departamento, a veces es común que en un equipo de trabajo no sepan lo que está haciendo el otro, y viceversa. Se trata de una situación que supone una pérdida de tiempo y recursos, lo que a su vez supone mayores costes y refleja un problema de planificación.
¿Qué desventajas implican las duplicidades en una empresa?
El duplicado de tareas en una empresa no es un aspecto de poca importancia. Para empezar, muchas organizaciones ignoran la cantidad de tiempo y recursos que invierten al mes en duplicidades.
Por otro lado, a medida que tu empresa crece y evoluciona, si no controlas las duplicidades, cada vez habrá más. Puedes encontrarte con que tu negocio se convierte en una maquinaria difícil de manejar, donde hay una mala coordinación y comunicación entre las personas de cada equipo, lo que al final acaba perjudicando a todos.
Concretamente, éstas son algunas de las desventajas de no integrar los procesos de tu empresa en un solo software:
Más costes
Nos referimos a costes ocultos. Tu impresión puede ser que las personas del área de gestión de pedidos y finanzas trabajan y cumplen sus horas. Incluso puede parecerte que están siendo productivas.
Pero si resulta que si ambas desarrollan la misma tarea y una de ellas se ha hecho dos veces en dos departamentos, esto no es un beneficio, sino una muestra de que tus recursos están mal invertidos. Cada equipo debería estar centrado en las tareas que les corresponde, sin que se tengan que dedicar horas de tiempo a realizar tareas que ya están hechas o está haciendo otro departamento.
Esto sólo se consigue poniendo en común la información. Es decir, que los distintos departamentos tengan acceso a los datos de un mismo programa ERP, y si necesitan cualquier información ya existente, puedan acceder a ella, en lugar de realizar cálculos o informes manualmente.
Menor operatividad
Si tus equipos están concentrados en tareas que ya están haciendo otros, dejan de hacer otras tareas igualmente importantes que podrían hacer. Esto reduce la operatividad de tu empresa, que avanza más lentamente debido a una mala comunicación e integración en la operativa de trabajo.
Hay personas que pueden estar esperando a que otras finalicen determinados informes o procesos, que en realidad ya ha llevado a cabo otro departamento, y podrías avanzar mucho más rápido.
Peor comunicación
El exceso de duplicidades en una empresa es fruto de una mala comunicación. Por lo general, una mala comunicación no suele dar lugar únicamente a este tipo de ineficiencias, sino que suele comportar una gran variedad de errores humanos.
Tu empresa podría estar cometiendo muchos errores sin darse cuenta (en facturación, en atención al cliente, en almacén…) debido a la falta de integración de procesos, lo que al final daría lugar a que tus clientes sientan que todo funciona peor y se encuentren más insatisfechos. No puedes ser competitivo si no utilizas la tecnología ERP para asegurar una buena comunicación. Por ejemplo, es clave que haya integración entre ERP y CRM.
¿Cómo te ayuda un ERP a reducir las duplicidades?
Un ERP para pymes te ayuda a mejorar la coordinación, la comunicación, la integración de procesos y el aprovechamiento adecuado de todos los recursos empresariales.
Para empezar, porque los distintos departamentos van a tener acceso a una información común a toda la empresa, de manera que si necesitan cualquier dato, podrán acceder a él, sin que tenga que haber bases de datos y registros de información independientes entre sí y, por lo tanto, desactualizados.
El software de gestión myGESTIÓN, en este sentido, es la clave para que tu empresa haga un mejor aprovechamiento de los recursos, evites los costes ocultos derivados de las duplicidades y puedas dar un mejor servicio a tus clientes. Date de alta ahora gratuitamente y descubre todas sus funciones durante 15 días.
