Todos los meses tu negocio genera una serie de ingresos; eso es lo que permite a tu empresa mantenerse a flote, o incluso obtener beneficios. Pero si no sabes de dónde provienen dichas ventas, es fácil que de un día para otro tus números puedan fallar y empieces a preguntarte qué está pasando; entonces vas a un Excel e intentas hacer un análisis de ventas.

Esa suele ser la realidad de muchos gerentes de empresas, que por lo general siguen procesos manuales para estudiar sus números, por lo que en lugar de tomar decisiones basadas en datos, muchas veces se mueven por intuición o basándose en su experiencia.

En myGESTIÓN sabemos que hay otra forma de hacerlo: utilizando un sistema de gestión que te proporcione informes de ventas de manera regular, y donde puedas consultar cualquier dato, en cualquier momento, sobre cualquier producto o tienda, sin que tengas que hacer complejos estudios para ver qué artículos o servicios se venden más y cómo han evolucionado.

En este artículo te daremos las claves para que sepas cómo hacer el análisis de ventas de tu empresa y seguir los indicadores adecuados para actuar con eficacia.

¿Qué es el análisis de ventas?

Consiste sencillamente en el proceso de analizar cuántas ventas ha habido en tu empresa en un período determinado de tiempo, y en qué medida te estás acercando a tus objetivos o KPI’s de ventas.

Se trata de disponer de conocimiento sobre el rendimiento de los recursos que estás invirtiendo cada año en tu equipo comercial, marketing y tiendas físicas y online, de manera que puedas evaluar qué funciona mejor y cómo optimizar los procesos para conseguir mejores resultados.

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Ejemplo de análisis de las tendencias de ventas

Un análisis de ventas tiene en cuenta múltiples elementos. Por ejemplo, si tienes una empresa de mantenimiento informático, un análisis sencillo debería mostrarte el número de ventas en volumen de negocio (€), según el período de tiempo que marques (por año, meses, semanas o trimestres), y los grupos de clientes que hayas establecido.

Las herramientas de análisis de ventas de un sistema ERP como myGESTIÓN incluyen también la posibilidad de comparar las ventas entre un año y otro para visualizar claramente cómo ha evolucionado tu negocio a lo largo del tiempo.

Aparte de las gráficas propiamente dichas, un ERP con CRM como myGESTIÓN te proporciona soluciones para la gestión de los pedidos y el seguimiento de ventas.

¿Cómo hacer un análisis de datos de ventas con un ERP?

Utiliza un sistema de gestión que te permita visualizar gráficos de ventas de forma personalizada, de acuerdo a diferentes parámetros: ventas mensuales, trimestrales, anuales… y, por supuesto, su incremento porcentual a lo largo del tiempo.

Los informes de ventas son un elemento de análisis imprescindible en cualquier empresa. Muchas pequeñas y medianas empresas no prestan la debida atención al análisis de ventas para comprender la marcha del negocio y averiguar cómo pueden influir en ella. Sin embargo, es una pieza clave para conseguir tus objetivos empresariales.

Sin medición de las ventas no puede haber una gran probabilidad de éxito, ya que no sabrás si las acciones que estás llevando a cabo están resultando efectivas. Los informes de ventas no sólo son útiles para la gerencia de la empresa, sino también para el resto de departamentos y responsables de área.

Métricas de ventas que puedes evaluar con un software de gestión

En todo análisis de ventas es importante definir diferentes métricas y KPI’s (Key Performance Indicators) que te permitan determinar cómo están yendo realmente las ventas de tu negocio.

Hay diferentes aspectos que deberías evaluar desde el dashboard de tu sistema ERP:

Punto de venta (por país, región, ciudad…)

Todo negocio que tenga varias sucursales repartidas por el país (o incluso en distintos países) tiene que ser consciente de cuánto está vendiendo en cada punto de venta. Da igual que tus números sean altos en sentido global, si hay establecimientos deficitarios o que no alcanzan un nivel suficiente de ventas, es importante detectarlo y tomar medidas para corregirlo.

Con un ERP online como myGESTIÓN puedes hacer fácilmente el análisis de punto de venta para hacer una gestión estratégica de tus espacios comerciales.

Fuerza de ventas (agentes comerciales)

El análisis de la fuerza de ventas es esencial para que sepas cómo enfocar la inversión que estás haciendo en tu Departamento Comercial.

Medir los resultados de tu fuerza de ventas es muy importante si tu forma de vender es a través de contactos comerciales por teléfono, videollamada o visitas a empresas. Lo ideal es que puedas ver qué agentes están obteniendo mejores resultados, de manera que puedas tener una previsión del número de ventas que vas a lograr.

Ventas por producto o servicio

Hacer un análisis de ventas por producto o servicio es de gran importancia para ver qué artículos te están generando más rendimiento.

Distinguir entre los tipos de producto o servicio puede ser de gran ayuda en un análisis de ventas, ya que te permite visualizar claramente qué oferta está logrando mejores resultados. A lo mejor resulta que en tu estructura de ventas tienes una gran dependencia de un tipo de servicio o producto en concreto, lo que significaría que hay poca diversificación, y un cambio en la demanda podría resultarte perjudicial.

Tipo de venta

¿Cuántas ventas han sido puntuales, y cuáles son ventas recurrentes? Medir la fidelización de clientes es un factor importante porque los clientes que repiten te aportan estabilidad a largo plazo y te permiten incrementar el ticket medio sin que dependa directamente de tu inversión en actividades comerciales.

Crecimiento de ventas por período

El análisis de ventas históricas y la tendencia, teniendo en cuenta el factor de la estacionalidad, son aspectos determinantes para tomar decisiones. Hablamos de un asunto esencial en todo negocio, ya que si no se mide cuánto han crecido o disminuido tus ventas, no vas a poder anticiparte a los movimientos de la demanda.

Consejos para analizar las ventas de tu PYME

Veamos algunas de las claves para analizar y entender las tendencias de ventas en tu empresa.

1. Compara tus datos con meses y años anteriores

Si te has marcado el objetivo de aumentar las ventas durante este año, lo lógico es que puedas hacer comparaciones con el año pasado.

Es importante por ejemplo que puedas comparar cada mes y cada período del año para ver en qué medida estás teniendo más éxito.

Si has modificado algunas variables (por ejemplo, la inversión), es probable que tengas unos mejores resultados. O puede que no; puede que estés invirtiendo una gran parte de dinero, pero esa inversión está mal distribuida y enfocada en áreas que no te proporcionan un suficiente ROI (Return on Investment, o retorno de la inversión).

Un elemento clave es por ejemplo ver cuáles son los meses del año en los que se vende menos y en los que se vende más para ver qué nuevas acciones vamos a implementar. Por ejemplo, hay empresas con una fuerte dependencia estacional, como muchas del sector turístico, donde el punto álgido es el verano.

Sin embargo, muchas otras PYME obtienen sus peores resultados durante el verano. Es un período de tiempo en el año en el que la gente está de vacaciones y por lo tanto no venden tantos productos/servicios. Un buen objetivo sería tratar de aumentar las ventas este verano realizando una campaña especial para combatir el factor estacional.

2. Centraliza tus datos de ventas en un solo ERP

Es recomendable evitar el Excel y las tareas manuales. Pero para eso tienes que integrar los datos de todos tus puntos de venta, incluidas las ventas online.

Hay empresas que no le dan todavía suficiente importancia a su página web, pero ésta puede llegar a ser un motor de ventas importante. Los datos de nuestra tienda online deberían estar presentes también en nuestros informes de ventas y por supuesto en el software de gestión empresarial de nuestra empresa.

Solamente de esta forma podremos elaborar informes más rápidamente, unificando los datos de la tienda offline y la tienda online. A través de un ERP online podremos gestionar cómo trabajamos en las diferentes áreas de nuestra empresa, lo que nos ayudará a ver qué elementos influyen en la marcha de las ventas y cómo podemos mejorarlos.

3. Estudia los principales KPIs de ventas

Para analizar las ventas, no basta simplemente con tener una relación de la facturación distribuida en meses. Hay otros elementos que también tienen gran importancia:

• Cuáles son nuestras vías de ingresos más importantes.
• Cuáles son los productos/servicios que más beneficio nos están generando.
• Cuáles son los productos/servicios más vendidos.
• Cuáles son los productos/servicios que menos margen de beneficio nos ofrecen, teniendo en cuenta no sólo el coste del producto o servicio, sino también la mano de obra y el coste de oportunidad.

4. Empieza a tomar decisiones basadas en datos

Tener en cuenta estos elementos resulta fundamental para analizar las ventas de tu empresa, ya que te ayudará a tomar mejores decisiones.

• Si sabes qué vía es la que te genera más ingresos (la web, la tienda física, los marketplaces, las ferias…), tendrás una idea más clara de cómo distribuir tu inversión.
• Invertirás más en aquellos productos que más beneficio te generan y menos en los que te generan menos.
• Dentro de los productos/servicios que más beneficio te dan, invertirás más en los que más se venden y menos en los que menos se venden.
• Reestructurarás tu negocio para no invertir más trabajo y esfuerzo de la cuenta en aquello que te aporta un escaso margen de beneficio.

Aunque cuidado; que un área concreta de tu empresa no te esté generando ingresos no significa necesariamente que no tenga un alto potencial.

Siempre hay que comparar nuestra situación particular con la situación del mercado para tener una visión más objetiva. Simplemente, puede ser que las acciones que estás llevando a cabo ahora mismo no sean suficientes para que esa sea una vía de ingresos más fuerte.

5. Diversifica tus fuentes de ventas

No olvides tampoco la importancia de diversificar para tener una menor dependencia de determinados productos/servicios. Que un determinado producto/servicio te dé un bajo margen no significa que tenga que ser una fuente de ingresos despreciable a corto plazo.

Simplemente, debes tener en cuenta el coste de oportunidad y ver si puedes mantener esa fuente de ingresos hasta que tengas una alternativa, pero dedicándole menos tiempo e inversión.

Analiza las tendencias y datos de ventas con myGESTIÓN

Disponer de gráficos que te muestren claramente una comparativa de ventas es clave para facilitar la toma de decisiones de gerentes de empresas y directivos.

El hecho de que puedas realizar un análisis de las KPI’s de ventas o indicadores de rendimiento te permitirá ver qué está funcionando y cómo debes enfocar tus acciones para tener éxito.

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