Seamos sinceros: muchas pequeñas empresas no cuentan con más de un solo trabajador. Se trata de microempresas. A lo sumo, tienen otro empleado más, quizás un familiar. Es algo normal, por ejemplo, en las pequeñas empresas que nacen en Internet como un proyecto emprendedor con escaso capital, por ejemplo una tienda online que no cuente con una tienda física, o un empresario que vende servicios profesionales.

Pero también hay muchas microempresas de barrio, profesionales liberales que sólo cuentan apenas con una oficina y un escritorio.

En tales casos, existe una ventaja de cara a la administración del negocio: las tareas son mucho más simples y normalmente tratamos de que lo continúen siendo.

¿En qué consiste una microempresa? Concepto y definición

Se trata de una pequeña organización que desarrolla una actividad económica y cuenta con una estructura reducida tanto en lo que respecta al personal como al volumen de negocio.

De acuerdo con la Comisión Europea, se considera una microempresa a aquellas que emplean a menos de 10 personas y que no factura más de 2 millones de euros.

Se trata, por tanto, de la situación habitual de muchos negocios; las microempresas representan la inmensa mayoría del tejido empresarial en España. Podemos encontrar microempresas en prácticamente todos los sectores: comercio, hostelería, industria, construcción, servicios profesionales y actividades tecnológicas.

En muchos casos hablamos de negocios familiares, empresas creadas por emprendedores o sociedades que comienzan su actividad con recursos muy limitados y una estructura organizativa bastante sencilla.

Esto tiene una ventaja, por otra parte; hay una mayor cercanía con el cliente y una cierta capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. Al contar con menos niveles jerárquicos, las decisiones suelen también tomarse con mayor rapidez, por lo que es un tipo de negocio mucho más flexible.

¿En qué se diferencia una microempresa de una pyme?

Aunque muchas personas utilizan ambos términos como si fueran sinónimos, una microempresa y una pyme no son exactamente lo mismo.

La realidad es que una microempresa forma parte de la categoría de las pymes, pero representa el escalón de menor tamaño dentro de esta clasificación.

Como hemos dicho, la diferencia principal radica en el número de empleados, el volumen de negocio y la estructura de la organización. Estas son las principales diferencias entre una microempresa y una PYME:

Número de personas en plantilla

Una microempresa tiene menos de 10 trabajadores. En cambio, el término pyme engloba tanto a las microempresas como a las pequeñas empresas (hasta 49 empleados) y las medianas empresas (hasta 249 trabajadores).

Volumen de negocio

Como hemos dicho, para constituirse como una microempresa no se puede superar los 2 millones de euros de facturación anual o de balance general. Las pequeñas empresas pueden alcanzar hasta 10 millones de euros, mientras que las medianas pueden llegar a los 50 millones de euros de facturación anual.

Estructura organizativa

Las microempresas suelen contar con una organización muy sencilla, donde el propietario o un reducido equipo asume múltiples funciones. Las pymes de mayor tamaño acostumbran a disponer de departamentos especializados y una distribución más clara de responsabilidades.

Capacidad de inversión

Las pequeñas y medianas empresas suelen disponer de mayores recursos económicos para invertir en tecnología, expansión, marketing o contratación de personal. Las microempresas, por el contrario, deben optimizar al máximo su presupuesto.

¿Qué necesitas para abordar la creación de una microempresa?

Crear una microempresa es como crear cualquier otro negocio; hay una parte administrativa y legal, como constituir la sociedad y darte de alta en Hacienda, pero también debes tener en cuenta el análisis de mercado. Veamos qué tendrías que hacer para crear una microempresa:

1. Analiza la visibilidad del negocio

El primer paso que deberías dar es analizar la viabilidad del negocio. Es altamente recomendable estudiar muy bien el mercado e identificar a tu público objetivo, así como conocer a la competencia y calcular si existe una demanda suficiente para el producto o servicio que quieres ofrecer.

2. Elabora un plan de empresa

No es imprescindible, salvo que vayas a solicitar financiación a un banco, pero sí es esencial hacer como mínimo una previsión de ingresos y gastos. Este documento te servirá como guía durante los primeros años de actividad y facilitará enormemente la toma de decisiones.

3. Constituye la sociedad y date de alta en Hacienda

Desde el punto de vista legal, será necesario elegir la forma jurídica más adecuada, realizar los trámites de alta correspondientes y cumplir con las obligaciones fiscales, laborales y contables. Eso implica conseguir el NIF de tu empresa en Hacienda y dar de alta tu actividad.

4. Contrata un sistema de facturación ERP

Conviene disponer desde el principio una herramienta como myGESTIÓN, que permita gestionar correctamente todas las áreas de la microempresa: facturación, contabilidad, control de tesorería, compras e inventario (si tienes stock). Esto te permitirá evitar errores que puedan afectar a la rentabilidad de tu microempresa.

5. Empieza a vender

Las ventas son la parte fundamental de todo negocio, por lo que muchos incluso empiezan evaluando el potencial de un proyecto antes incluso de crear la sociedad y deciden darse de alta como autónomos hasta que el negocio facture lo suficiente.

En todo caso, nuestra recomendación es que pongas como principal prioridad de tu negocio las ventas y el servicio a tus clientes, de manera que puedas generar ingresos recurrentes.

¿Cómo administrar una microempresa paso a paso?

Si hemos trabajado anteriormente para una empresa de tamaño medio, y nunca hemos emprendido, es normal que gestionar una empresa en solitario nos resulte complicado. Vamos a darte una serie de consejos que te pueden ser útiles para gestionar tu microempresa.

1. Simplifica para no asumir más trabajo del necesario

Lo primero es tener claro que no lo puedes hacer tú todo. Eres tu mejor activo y tu mejor empleado. Necesitas simplificar, automatizar y hacer las cosas rápido para poder seguir haciendo otras cosas.

Por ejemplo, si vas a gestionar tú mismo las facturas, utiliza un programa de facturación online que te ayude a hacerlo más sencillo.

2. Delega tareas en otros profesionales

Aunque no puedas mantener a más trabajadores, eso no significa que tengas que asumir tú todas las tareas. Hay trabajos que se pueden delegar a otros autónomos u otras empresas.

Por ejemplo, puedes dejar la contabilidad en manos de un gestor contable, contratar a un diseñador web para hacerte tu página, un community manager, etc.

3. Sé muy organizado

Otro punto clave que ha de tener el gerente de una microempresa es ser muy organizado. No hay que ir “a salto de mata”, sino planificar cada día lo que vas a hacer y evitar las distracciones. Debes asumir las tareas que te corresponden, pero hacerlas siguiendo una planificación y un programa orientado a conseguir buenos resultados.

Eso implica una disciplina de trabajo para poder ejecutar de forma eficaz las tareas que vayas a asumir. Además, ten en cuenta que tú serás además el único y principal estratega de tu negocio.

4. No dejes de lado la formación

Alguien que emprende en solitario debe estar al día. Hay muchas tareas que vas a tener que hacerlas tú porque no puedes asumir el coste de delegarlas. Puedes hacerlas, pero tendrás que aprender.

No tengas miedo a documentarte y aprender. Existen montones de blogs, vídeo-tutoriales y páginas en las que te enseñan tareas que cualquiera con un mínimo de conocimientos básicos en manejo de ordenadores puede desarrollar.

5. Crea unas reglas para tu negocio

Un empresario debe ser fiel a sus principios. Por ejemplo, si para desarrollar un trabajo, necesitas que te paguen el 50 % por adelantado, o te dejen alguna señal, debes mantener ese principio.

Esas reglas que tú mismo diseñes, tienen que obedecer a una razón lógica. Tener más liquidez, asegurarte de que vas a recibir el pago, etc. Lo mismo a la hora de cobrar a morosos: hay que tener un sistema, enviar avisos periódicos y mantener un control exhaustivo de las facturas que no has cobrado a través de tu software de facturación.

6. Las ventas son el motor de tu negocio

Hay muchos pequeños empresarios que asumen una serie de tareas que no van enfocadas a sostener su empresa. Dedican el 50% de su tiempo a tareas rutinarias de administración, gestión de productos, responder e-mails y hacer llamadas, etc.

Recuerda lo que dijimos sobre aplicar el principio de Pareto. Todo es importante, pero si la mayor parte de tu tiempo está destinado a aspectos que no te generan ingresos por sí mismos, tu negocio se irá hundiendo. El área de marketing y ventas debe ser la prioridad de todo empresario: tus clientes actuales y los nuevos que quieres conseguir.

7. Infórmate de los aspectos legales

El otro problema con el que se encuentran muchos pequeños empresarios y emprendedores en solitario, como es lógico, es que desconocen los aspectos legales.

¿Qué obligaciones tengo si creo una S.L.U? ¿Cuándo tengo que hacer la liquidación del IVA? ¿Cómo rellenar los resúmenes anuales del IVA? ¿Cuándo y cómo pagar el Impuesto de Sociedades?

Son preguntas que te podrá resolver un asesor fiscal, la propia Hacienda o que podrás encontrar en Internet, investigando un poco. Aunque con cuidado, ya que las normativas cambian y no toda la información sobre temas legales que encuentres estará actualizada.

En definitiva, gestionar una pequeña empresa cuando lo haces en solitario requiere prestar atención a una serie de puntos esenciales. Muchas de estas cosas podrías simplemente delegarlas si tuvieras más empleados, pero como no es así, trata de priorizar, simplificar e informarte para conseguir que tu negocio siga creciendo y salga adelante.

¿Tienes una microempresa? ¿Estás teniendo en cuenta estos consejos para gestionar tu pequeño negocio?