Con cierta periodicidad, las tiendas físicas llevan a cabo el recuento de los movimientos de dinero de las cajas. Así pueden comprobar que el saldo existente se corresponde con las entradas y salidas de dinero en efectivo o en tarjeta de crédito de cada punto de venta. Esto
se define como arqueo de caja.
Si quieres saber más sobre cómo conocer este dato en las cajas y
TPVs de tu comercio o establecimiento, vamos a ampliar más detalles sobre este concepto y cuál es la
fórmula para calcularlo. Además, te facilitamos un
ejemplo real del arqueo de caja y de las diferentes situaciones a las que te puedes enfrentar en función del resultado.
¿Qué es el arqueo de caja?
El arqueo de caja consiste en calcular el cómputo detallado de todas las transacciones monetarias realizadas en un período específico, tanto de los pagos y cobros en efectivo como los efectuados mediante tarjeta, Bizum u otros. Su objetivo principal es verificar que todo el dinero recibido ha sido correctamente registrado y que el saldo reflejado en el terminal punto de venta coincide con el efectivo real disponible en la caja registradora, también denominado como saldo de caja.
Los expertos recomiendan hacer este conteo al menos una vez al día, ya que el efectivo está constantemente expuesto a riesgos como robos, pérdidas o errores en su contabilización. Por eso, es fundamental que seas minucioso al comparar el saldo de cada caja con el efectivo y anota bien el dinero existente al iniciar cada jornada. Esto será clave a la hora de realizar el recuento final de dinero y no puedes permitirte ningún despiste. Nos referimos al importe inicial destinado a facilitar el cambio a los primeros clientes o para cubrir gastos imprevistos.
A lo largo del día, las ventas se realizan a través de diversos métodos de pago: efectivo, tarjetas de crédito y débito, Bizum, cheques, vales... que complican el seguimiento del dinero. Esto convierte al arqueo de caja en una práctica esencial para mantener el control interno económico del establecimiento comercial y mejora la toma decisiones.
El arqueo de caja debes realizarlo una vez al día, normalmente al cierre del comercio, aunque se puede hacer por otras causas. Por ejemplo, por un cambio de turno entre los cajeros o por un incremento estacional de las ventas.
Aquí tienes un vídeo de cómo calcularlo desde
myGESTIÓN y
cómo obtener el arqueo de caja desde un software TPV.
¿Cómo se hace un arqueo de caja?
Aunque ya lo hemos apuntado brevemente al inicio, vamos con una definición más completa del arqueo de caja. Este consiste en comparar el saldo teórico -es decir, el importe que debería haber en caja según lo registrado en los tickets de venta y en el software de gestión- con el saldo real, que corresponde al dinero físico existente más los cobros realizados mediante otras formas de pago, como tarjetas, cheques o vales.
El cálculo se realiza restando el saldo teórico del saldo real. Si ambas cantidades coinciden, significa que no hay descuadres en la caja. En cambio, si existe una diferencia, puede tratarse de un error al realizar un cobro o un pago a provedor, una omisión en el registro de alguna venta o incluso de una pérdida o robo de información.
Para que el arqueo sea correcto, debes seguir un procedimiento ordenado: contar el efectivo, registrar los ingresos por otros métodos de pago y verificar que todo esté reflejado en el sistema. Una herramienta de gestión online TPV como myGESTIÓN facilita y agiliza este proceso, ya que centraliza la información y permite detectar cualquier descuadre rápidamente.
Esta diferencia se calcula a partir de las siguientes variables:
- VD: suma total de las ventas diarias
- CEI: cantidad de efectivo inicial de la caja
- CEF: cantidad de efectivo al momento del cierre
- VO: pagos mediante el resto de medios habilitados
- OG: salida de dinero para otras partidas de la empresa
- D: descuentos aplicados sobre las ventas
- CC: ventas a crédito
Según las variables anteriores, la suma total de las ventas diarias es igual a la suma del efectivo inicial y de cierre más el resto de medios de pago menos las salidas de efectivo, los descuentos aplicados y las ventas a crédito. La
fórmula matemática que deberíamos aplicar es:
VD= CEF + CEI + VO - OG - D - CC
Ejemplo real del arqueo de caja
Cuando vayas a realizar el arqueo de la caja en tu establecimiento comercial, debes basarte en la fórmula anterior para comprobar si hay algún descuadre o el cierra de la caja del punto de venta. Hace unos años, los negocios debían realizar estos cálculos a través de Excel o con la calculadora y hacer un cierre de caja manual. En la actualidad, con la utilización de un sistema TPV donde se centraliza toda la información de las ventas diarias, el arqueo es muy sencillo.
Vamos con el ejemplo:
Imagina una boutique de ropa que cierra a las 20:00. Al abrir, el cajero anota en su hoja de arqueo que el fondo de caja es de 100 euros. Durante el día registra en el TPV 1.250 euros en ventas en efectivo y 2.300 euros en tarjeta. Al cierre, el cajero cuenta billetes y monedas:
- 10 billetes de 50 >> 500 euros
- 5 billetes de 20 >> 100 euros
- 30 billetes de 10 >> 300 euros
- 5 monedas de 2 >> 10 euros
- 34 monedas de otra cantidad >> 40 euros
Total efectivo contado: 950 euros (fondo inicial + ventas en efectivo = 1.350 euros teóricos).
Tras detectar un descuadre de -400 euros, revisa el libro de incidencias y corrige una devolución en efectivo de 50 euros y un billete de 100 euros olvidado en la caja fuerte. Una vez corregido, la caja queda finalmente cuadrada y el arqueo realizado.
Resultado del arqueo de caja
Basándonos en la fórmula matemática planteada en el punto anterior. cuando se realiza el recuento de efectivo, el resultado puede arrojar tres situaciones diferentes:
- El dinero existente en la caja coincide exactamente con el saldo de la cuenta de caja. Es decir, la caja está cuadrada.
- El dinero resultante del arqueo es inferior al saldo de la cuenta de caja (faltante). Es decir, la caja está descuadrada.
- El dinero resultante del arqueo es superior al saldo de la cuenta de caja (sobrante). Es decir, hay un remanente de dinero en la caja.
Los
sobrantes y faltantes de caja son términos contables que se utilizan para expresar cuando el dinero existente en la caja no se corresponde con lo registrado en los datos de ventas, ya sea por exceso (sobrante) o por defecto (faltante). Hay algunos trucos para no descuadrar la caja como realizar recuentos de efectivo intermedios o realizar auditorías sorpresa a tus empleados.
Estos son provocados, principalmente, por
errores al cobrar y al pagar y por fallos humanos. El dependiente o el trabajador de la tienda no anota un pago en efectivo a un proveedor por entrega de mercancía, no se registra una devolución en efectivo de un pago que se realizó con tarjeta, etc. y provoca el descuadre de la caja.
Para evitar estos errores en la facturación, debes utilizar el
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Recuerda que, en nuestro
Centro de Asistencia, tienes guías disponibles sobre la aplicación. Para el manual del arqueo de caja, puedes acceder a
esta guía.
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Ricardo escribió este artículo el 26/05/2025, en la categoria: 
