Gestionar la facturación en un negocio basado en franquicias requiere una alta precisión y un control constante. Adaptarse a Verifactu en una franquicia viene a ser, sin embargo, un importante desafío, ya que tiene que ser aplicado por igual en todos los negocios franquiciados y seguir un procedimiento estándar y eficiente para la emisión de facturas, que permita a su vez generar reportes financieros consistentes.
Para una empresa que se ha expandido mediante este modelo, comprender las implicaciones de Verifactu para una franquicia implica tener en cuenta todas sus necesidades en gestión de contabilidad, eficiencia operativa y facturación, lo cual sólo puede lograrse si se evoluciona desde los sistemas obsoletos a un ERP para franquicias o cadenas de tiendas debidamente certificado.
¿Qué es Verifactu y cómo funciona en franquicias?
Verifactu es el sistema de facturación electrónica impulsado por la Ley Antifraude y su posterior reglamentación que obliga a las empresas a trabajar con soluciones de facturación que permitan enviar un registro de las facturas a la AEAT en un determinado formato y con un código hash que garantice la inalterabilidad de las facturas.
Así, obliga a las empresas y autónomos a que incluyan un código QR en las facturas que permiten verificar la integridad de la factura. Esto implica que, salvo excepciones, la mayoría de negocios ya no podrían seguir trabajando con herramientas de facturación que no se hayan adaptado a Verifactu, lo que también afecta a las franquicias.
Aquí pueden darse dos situaciones:
- Cada franquiciado tiene una forma jurídica independiente. En los modelos de franquicia donde cada franquiciado es independiente, estos deben implementar su propio sistema de facturación adaptado a Verifactu, de manera que se puedan cumplir los requisitos. En cuanto a la empresa franquiciadora, que ha de facturar a sus franquiciados por cánones de entrada, royalties, publicidad o servicios de distinta índole, necesitan igualmente una solución adaptada a la nueva reglamentación.
- Los franquiciados utilizan el sistema de facturación de la empresa franquiciadora, que les provee de esta solución informática, aunque tengan forma jurídica independiente. Este modelo permite al franquiciador tener un mayor control sobre las operaciones y puede resultar más eficiente.
Ventajas de usar Verifactu para la gestión de franquicias
Implementar una solución adaptada a Verifactu ofrece ventajas significativas para la gestión de franquicias.
Cumplimiento normativo
Esto es fundamental, porque como empresa franquiciadora quieres que todos los que trabajen contigo cumplan con la ley, y no incurran en comportamientos que puedan dañar su reputación, y por consiguiente, el de tu marca.
Mayor control de las ventas
El control de ventas se fortalece enormemente si usas un software para franquicias, ya que cada transacción se registra automáticamente, evitando inconsistencias y errores humanos. Esto permite a la central monitorizar ingresos en tiempo real y detectar desviaciones que requieren corrección inmediata.
Información consistente
Trabajar con información consistente, registrada en un mismo software, facilita la elaboración de informes financieros. La automatización de reportes reduce mucho la carga administrativa de tu franquicia y permite destinar más tiempo a la planificación estratégica y la optimización de recursos.
Desarrollo de auditorías
Trabajar con un software para franquicias permite generar auditorías internas rápidas y precisas. El historial completo de transacciones por unidad garantiza transparencia y facilita la supervisión de los franquiciados, fortaleciendo la gobernanza corporativa.
Errores comunes al implementar Verifactu y cómo evitarlos
Durante la implementación de Verifactu es frecuente enfrentar errores que afectan la eficiencia operativa.
Duplicidad de facturas
La duplicación de facturas ocurre cuando los franquiciados registran transacciones de forma manual y automática. Para prevenirlo, la central debe establecer procedimientos claros y formar a sus franquiciados en el uso correcto del sistema.
Falta de sincronización de almacén
Para ser eficientes, lo más correcto es que tus franquicias estén sincronizadas con tu sistema de almacén. Lo ideal es que haya una sincronización perfecta entre los inventarios, de manera que puedas mejorar los tiempos de reposición y evitar que tus franquiciados se queden sin stock.
Trabajar con herramientas aisladas
Si cada franquiciado utiliza herramientas de facturación desconectadas, y alguna no cumple con Verifactu, tu marca sufre las consecuencias financieras que pueda suponer para ésta. Lo ideal es trabajar con una solución en la nube que te facilite la coordinación, la gestión y la conexión con tus empresas franquiciadas.
Mejora la gestión de tus franquicia con un ERP para Verifactu
Para la central de franquicias, adaptarse a Verifactu es una necesidad inaplazable, ya que sólo tienes este año 2026 para hacerlo.
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