Muchos profesionales autónomos conocen bien sus ingresos y gastos principales, aunque surgen dudas cuando aparecen pequeños costes diarios que resultan difíciles de justificar. Es lo que también se conoce como gastos de difícil justificación, que pueden deducirse hasta un cierto límite en la Renta.

Estamos hablando de los típicos cafés durante una jornada intensa de trabajo, consumibles comprados al momento, reparaciones menores sin factura y otros gastos de esta índole, que suelen generan incertidumbre a la hora de declarar los impuestos.

Para el autónomo que tributa en estimación directa simplificada, los gastos de difícil justificación representan una herramienta legal para aliviar esa carga fiscal. En este artículo queremos explicar cómo funcionan y cómo gestionarlos con apoyo tecnológico de un sistema ERP para autónomos que te aporte orden y tranquilidad.

¿Qué son los gastos de difícil justificación?

Los gastos de difícil justificación constituyen una deducción específica prevista en el IRPF para quienes tributan en estimación directa simplificada. Hacienda reconoce que existen costes necesarios para el desarrollo de la actividad que no siempre cuentan con una factura formal o un justificante detallado. En lugar de exigir su documentación individual, permite aplicar una deducción automática calculada como un porcentaje sobre el rendimiento neto previo.

Tengamos en cuenta que no se trata de gastos ficticios ni arbitrarios. No puedes incluir aquí cualquier gasto sin atender a ningún tipo de límite. Por el contrario, cada autónomo debe hacer una estimación razonable de desembolsos habituales ligados al trabajo diario. Por ejemplo, herramientas de bajo importe, consumos puntuales o comisiones menores; todo esto suele encajar dentro de esa categoría.

La clave reside en su vinculación con la actividad económica, aunque no exista un soporte documental concreto para cada operación. Un punto importante es que la deducción se aplica sin necesidad de detallar conceptos, lo que simplifica muchísimo la carga administrativa del autónomo. Al final, se trata de un mecanismo para reflejar la realidad económica del negocio sin asumir riesgos innecesarios en una posible inspección o requerimiento por parte de la Agencia Tributaria.

¿Cuál es el nuevo límite en la deducción de los gastos de difícil justificación en 2026?

La normativa establece un límite claro para evitar abusos. En el ejercicio 2026, la deducción por gastos de difícil justificación alcanza el 5 % del rendimiento neto previo. Ese porcentaje se aplica antes de otras reducciones y siempre con un tope máximo anual de 2.000 euros.

El funcionamiento es sencillo. Si el rendimiento neto resulta bajo, la deducción se ajusta al 5 % correspondiente. Cuando el cálculo supera el límite establecido, Hacienda solo permite deducir hasta el máximo autorizado. Ese tope actúa como una barrera que garantiza proporcionalidad entre beneficios y deducciones.

Conocer ese límite evita errores frecuentes al preparar la declaración del IRPF. Un sistema ERP como myGESTIÓN permite visualizar el rendimiento neto en tiempo real y anticipar el impacto fiscal antes de presentar modelos trimestrales o la renta anual.

¿En qué casos no se puede aplicar la deducción?

No todos los profesionales pueden beneficiarse de los gastos de difícil justificación. La deducción queda reservada a quienes tributan en estimación directa simplificada. Existen situaciones concretas donde no resulta aplicable:

• Actividades encuadradas en estimación directa normal, donde se declaran gastos reales con soporte documental.
• Profesionales acogidos al régimen de módulos o estimación objetiva.
• Autónomos que han renunciado de forma expresa al Régimen Simplificado del IRPF.

En esos casos, Hacienda exige la justificación completa de cada gasto deducible, como en el caso de las comidas de empresa. Aplicar la deducción fuera del régimen permitido puede derivar en regularizaciones y sanciones.

¿Cómo calcular los gastos de difícil justificación?

A lo mejor te estás preguntando entonces cómo calcular los gastos de difícil justificación. Lo cierto es que el cálculo no requiere sumar tickets ni clasificar gastos menores. En cambio, se basa en una fórmula directa aplicada sobre el rendimiento neto previo. Para obtenerlo se restan de los ingresos todos los gastos deducibles debidamente justificados, sin incluir aún la deducción por difícil justificación ni otras reducciones.

La fórmula es la siguiente:

Gastos de difícil justificación = 5 % del rendimiento neto previo (máximo de 2.000 € anuales)

Ejemplo: Un autónomo con ingresos de 40.000 € y gastos deducibles documentados por valor de 18.000 € obtiene un rendimiento neto previo de 22.000 €. El 5 % de esa cifra asciende a 1.100 €. Esa cantidad puede restarse para reducir la base imponible del IRPF. Si el resultado superara los 2.000 € se aplica el límite máximo permitido.

En el modelo 130, esa deducción no aparece como una casilla independiente. Aun así, influye directamente en la base sobre la que se calcula el pago fraccionado del 20 %.

¿Cómo te ayuda tener un sistema ERP para gestionar tus impuestos?

La gestión fiscal exige la máxima precisión y coherencia en los datos. Un sistema ERP centraliza toda la información económica del negocio, lo que te podría facilitar enormemente el control de ingresos, gastos y rendimientos.

Piensa que vas a poder rellenar los modelos tributarios desde tu software de gestión empresarial. Estos se calcularán a partir de las facturas del ejercicio correspondiente, de manera automatizada y sin errores. Podrás aplicar también el límite de gastos de difícil justificación a la hora de preparar tu Declaración de la Renta.

Una de las grandes ventajas de gestionarlo con un ERP es la trazabilidad que te aporta. Aunque los gastos de difícil justificación no requieran facturas, el resto de gastos sí deben estar documentados. myGESTIÓN facilita que puedas consultar esa información en cualquier momento y preparar tus impuestos de manera rápida y sencilla.

Si buscas reducir riesgos, optimizar tus impuestos y dedicar más tiempo a tu actividad, es el momento de dar el paso. Date de alta ahora en myGESTIÓN y descubre cómo simplificar la gestión fiscal de tu negocio con una herramienta pensada para profesionales como tú.