Aunque pueda parecer extraño, muchas empresas desconocen la importancia de centralizar los datos. Han ido creciendo de manera desordenada, utilizando nuevas soluciones de software según lo necesitaban, hasta encontrar que llegan a un punto en el que no todos los datos pueden converger en un solo lugar.
Cuando disponemos de software a medida, en principio esto puede ser más fácil, porque desarrollamos un software modular como queremos. Pero también puede ser más caro. El programa va creciendo y creciendo y tenemos que hacernos cargo de su mejora y actualización.
Por eso, cuando vamos a trabajar con un software de gestión en la nube, es importante asegurarse de que podamos centralizar todos los datos en una sola herramienta. Lee el post «¿Qué tener en cuenta para migrar a un software de gestión en la nube?«.
Ventajas de la centralización de datos
¿Por qué deberías centralizar los datos de tu negocio en una sola interfaz? La respuesta es muy simple. Hay muchas ventajas que implica la integración y centralización de la información. Veamos algunas de ellas.
Evitar duplicidades
No queremos desaprovechar el espacio virtual que estamos contratando. Si hay duplicidades, significa que estás pagando lo mismo, aunque la información esté repetido en diferentes herramientas.
Las duplicidades por ejemplo traen otras complicaciones. Hay divergencias entre la información de unos sitios y otros, o hay falta de sincronización de datos, lo que dificulta la toma de decisiones en tu negocio.
Imagínate si por ejemplo tus facturas están en tu software de gestión, pero también están en tu tienda online. Entonces tienes que subir manualmente las facturas de tu plataforma de e-commerce a tu ERP para que estén actualizados. Si tienes muchos pedidos al día, es una verdadera locura si no quieres liarte con números de serie, fechas, etc.
Automatización de tareas
No es posible automatizar tareas cuando los datos no están integrados en una sola herramienta. Que los datos estén desperdigados es sinónimo de tener que realizar muchas tareas manuales, ya que la persona responsable tendrá que mecanizar los datos en la herramienta principal antes de que se pueda hacer nada.
Si queremos extraer conocimiento y tener una visión en claro de nuestro negocio en tiempo real, necesitamos la centralización de datos.
Mejora del servicio al cliente
¿Qué es lo que pasa por ejemplo cuando tenemos una herramienta CRM integrada con nuestro ERP? Que todos los datos del ERP y del CRM están centralizados, lo que nos permite traspasar información fácilmente de un sitio a otro sin necesidad de tener que mecanizarla manualmente.
Esto nos permite eliminar errores y reducir las probabilidades de cometer un error al traspasar datos a la otra herramienta.
Conseguir datos en tiempo real
Si los datos no están centralizados en un solo software, no puedes conseguir información en tiempo real. Por ejemplo, si tus facturas no están centralizadas en tu software de gestión online, ¿cómo vas a tener una visión clara de lo que has vendido en un mes concreto?
Tu cuadro de mando no te dará datos en tiempo real, sino sólo aquellos datos que hayas mecanizado. En cambio, si los datos de tu tienda online están conectados con tu software de gestión, entonces toda la información está centralizada y cuando consultes tu cuadro de mando verás información actualizada.
Mayor rapidez
Piensa por ejemplo en la cantidad de datos que debe procesar el personal de contabilidad. Estas tareas hoy día no se pueden hacer manualmente en una empresa de tamaño mediano o incluso pequeño. Si quieres racionalizar el uso del tiempo y poder desarrollar determinadas tareas con mayor rapidez, como por ejemplo rellenar las declaraciones del IVA o del IRPF, te va a resultar más fácil si tienes todos los datos centralizados.
Cómo centralizar los datos en una herramienta
Hay varias formas de poder centralizar los datos, de manera que toda la información se pueda localizar y organizar fácilmente.
API
Mediante una API, podemos conectar los programas entre sí y permitir que se comuniquen a través de una misma interfaz. De este modo, los datos no están desperdigados en diferentes programas y toda la información converge en una sola herramienta.
Con un software integral
En lugar de tener un software de contabilidad, otro para CRM, otro para facturación… lo mejor es utilizar un programa de gestión online que incluya módulos de todas estas funcionalidades.
Es decir, un programa con el que podamos trabajar de manera integral, que nos proporcione soluciones para lo que estamos buscando en específico.
En esta línea, tu software de gestión online myGESTIÓN te ofrece ambas posibilidades. Puedes tener toda la información centralizada en tu software de gestión en la nube, o utilizar la API para conectar el ERP con otras herramientas, como software BI, catálogo de ventas, e-mail marketing, etc.
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