Cómo te ayuda un ERP en la planificación de gastos de la empresa

La planificación de los gastos de una compañía es un aspecto esencial para la rentabilidad y la gestión de tesorería. Debemos planificar todos los gastos en los que va a incurrirse la empresa de manera periódica, tanto los gastos administrativos como los relacionados con la producción o distribución de los productos.

Una mala planificación que no esté basada en datos reales con la ayuda de un ERP online puede llevarnos por ejemplo a presentar problemas de tesorería, ya que debemos por ejemplo adelantar pagos a proveedores antes de haber cobrado de nuestros clientes, o circunstancias semejantes que afectan a la financiación de la empresa.

Planificación de gastos con un ERP

El Departamento Financiero de una empresa debe hacer siempre una planificación de gastos, tanto a corto como a largo plazo. Esa planificación debe incluir por ejemplo los costes derivados de la adquisición de mercancías o stock, pero también el pago de impuestos o los gastos extraordinarios. Por ejemplo, la compra de nuevos ordenadores en la empresa.

Para llevar una buena gestión de los gastos, debemos tener claro qué plazos de pago tenemos. Habrá proveedores que nos den más facilidades de pago que otros, lo que ayuda a las empresas a mejorar su tesorería. Esto es especialmente útil cuando hablamos de los costes de las mercancías, ya que te llevará un tiempo vender los productos para recuperar la inversión.

Pero los gastos de la empresa no están sólo ligados a la compra de artículos para tu inventario. También hay unos costes fijos: como el alquiler del local, los costes de luz y agua, salarios y el pago de impuestos, como el IS (Impuesto de Sociedades) o la Cotización a la Seguridad Social de los trabajadores.

Al tener en cuenta que vas a tener tanto unos gastos fijos como variables, debes establecer una política de precios que te permita cubrir tus gastos ordinarios y extraordinarios. Habrá productos que puedas vender rápidamente, pero otros no tanto, con lo que también debes prever que los gastos fijos es lo primero que hay que cubrir.

La falta de una herramienta ERP que permita a la empresa llevar un buen control de las finanzas, del flujo de tesorería y de las compras y ventas de la empresa suele llevarnos a tomar decisiones basándonos únicamente en especulaciones, en lugar de atender a los datos y tener claro a qué gastos tendremos que hacer frente y cuándo. No controlar los gastos hará que nuestro negocio no sea viable.

El problema que muchas empresas cometen en el control de gastos

El problema que muchas empresas tienen a la hora de controlar gastos es que subestiman su capacidad de vender. Si ponemos precios reducidos con intención de vender más, no necesariamente nuestro negocio podrá obtener una rentabilidad, ya que no estás teniendo en cuenta tus costes fijos.

Más allá de cubrir los costes de las propias mercancías, debes fijar unos márgenes de beneficio que te permitan cubrir también los gastos fijos de tu empresa. De lo contrario, tendrás que hacer una alta inversión en marketing para poder vender lo suficiente para conseguir beneficios a la vez que cubres el coste de las mercancías y de los costes fijos.

Debemos por una parte fijar unos márgenes de beneficio realistas, haciendo simulaciones sobre cuánto necesitaríamos vender para cubrir gastos y a partir de qué día empezaríamos a obtener beneficios. Ten en cuenta que cada mes tu empresa no arranca desde cero, sino desde "Costes fijos + Variables".

Por eso tienes que medir bien el tiempo en que tardas en vender tus mercancías, porque si el flujo de salida -o rotación de stock- de tus productos es muy largo, entonces hay algo que se está haciendo mal y no funciona. Quizás debas invertir más en marketing para vender más, cambiar los productos que ofreces a tus clientes y dejar de comprar las mercancías que no se venden. Debes buscar el equilibrio entre productos con alto margen de beneficio, pero que tardan mucho en venderse, con productos más low cost, pero con una fácil salida.

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Etiquetas: gestión onlinesoftware